○小鹿野町職員旧姓使用取扱規程
平成31年3月26日
訓令第7号
(趣旨)
第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(旧姓使用の範囲)
第2条 旧姓を使用することができる文書等は、旧姓を使用しても法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上支障がないと認められる文書等とし、おおむね別表第1に掲げる基準に該当するものとする。
2 別表第2に掲げる基準に該当する文書等には、旧姓を使用することができない。
(旧姓使用願)
第3条 職員は、旧姓の使用の承認を受けようとするときには、小鹿野町職員服務規程(平成17年小鹿野町訓令第33号)第4条に基づく履歴書の提出の際に、旧姓使用願(様式第1号)を課所長を経て町長へ提出しなければならない。
(承認の通知)
第4条 町長は、旧姓の使用を承認したときは、旧姓使用承認通知書(様式第2号)により、速やかに課所長を経て当該職員に通知するものとする。
(中止届)
第5条 町長の承認を受けて旧姓を使用している職員が、旧姓の使用を中止しようとするときは、旧姓使用中止届(様式第3号)を課所長を経て町長へ提出しなければならない。
(責務)
第6条 課所長は、所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たって、常に町民、職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。
(その他)
第7条 この訓令に定めるもののほか、旧姓の使用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は、この訓令の施行の日から平成31年3月31日までに、課所長を経て総務課長に第3条の旧姓使用願を提出することにより旧姓の使用の承認を受けることができる。
附則(令和4年1月18日訓令第3号)
この訓令は、令和4年4月1日から施行する。
附則(令和5年8月23日訓令第13号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1(第2条関係)
基準 | 旧姓を使用することができる文書等の例 | |
(1) | 専ら組織内部で使用される文書等で、容易に当該旧姓を使用する職員の同一性が確認できるもの | 起案文書(起案者、回議、合議、決裁等の押印) |
支出負担行為決議書等の財務会計文書(起案、回議、合議、決裁等の押印) | ||
完了検査に関する書類(検査調書等の氏名表示及び押印) | ||
人事評価に関する書類(業績評価表等の氏名表示) | ||
人事異動内示書 | ||
復命書 | ||
グループウェア及び庶務事務システムの氏名登録 | ||
事務引継書 | ||
公用車運転記録簿 | ||
(2) | 職員の権利義務に係る文書等で、容易に当該旧姓を使用する職員の同一性が確認でき、旧姓の使用を原因とする係争のおそれがないもの | 休暇簿、時間外勤務命令簿等(庶務事務システムで申請されたものを含む。) |
特別休暇(産前・産後休暇は除く。)に関する書類(庶務事務システムで申請されたものを含む。) | ||
病気休暇に関する書類 | ||
介護休暇に関する書類 | ||
出張命令書(旅費を請求する場合には、氏名欄に戸籍上の氏を併記する。) | ||
職務専念義務免除願 | ||
営利企業等従事許可願 | ||
(3) | 対外的に使用されることがあるが、単に氏名の記載にとどまるもの、特別な法律関係を生じさせるおそれがないもの | 職員名簿(庁内研修等の参加者名簿を含む。) |
各課配置図(座席表) | ||
回覧文書 | ||
事務分掌表 | ||
名札 | ||
職員連絡簿 | ||
(4) | 法令等に基づかない文書等で所属長が認める軽易なもの | 町民に対するお知らせ文書等の担当者の氏名表示 |
別表第2(第2条関係)
基準 | 旧姓を使用することができない文書等の例 | |
(1) | 職員の身分に係る文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの | 辞令書、人事異動通知書 |
身分証明書、在職証明書、就労証明書、徴税吏員証 | ||
人事台帳、履歴書、人事記録簿 | ||
服務宣誓書 | ||
労働条件通知書 | ||
退職願、退職勧奨同意書 | ||
勤務意向調書 | ||
職員派遣に関する書類 | ||
分限・懲戒処分に関する書類 | ||
(2) | 職員の権利義務に係る文書等で、法令等に根拠があるもの又は法令等に基づく事務処理等に与える影響の大きいもの | 給与支給明細書、源泉徴収票 |
共済組合に関する書類 | ||
退職手当組合に関する書類 | ||
公務災害に関する書類 | ||
育児休業に関する書類 | ||
庁外研修に関する書類 | ||
健康診断に関する書類 | ||
各種手当の認定届(扶養、住居、通勤、児童等) | ||
(3) | 公権力の行使に係るもの又は対外的に大きな影響を与えるおそれがあるもの | 許認可、立入検査、徴税等の法令等に基づく行政処分に係る文書 |
その他職員身分に基づいて行う対外的な行政行為に係る文書 | ||
私人との法律上の関係を発生させる文書 | ||
官公庁等に係る提出書類 |