○小鹿野町個人情報保護事務処理要領

平成24年3月26日

訓令第2号

小鹿野町個人情報保護事務処理要領(平成17年小鹿野町訓令第10号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1・第2)

第2章 個人情報の収集、保管及び利用(第3―第8)

第3章 保有個人情報の開示(第9―第12)

第4章 保有個人情報の訂正、削除又は目的外利用等の中止(第13―第15)

第5章 救済の手続(第16)

第6章 相談の申出(第17)

第7章 不正行為等に対する措置(第18)

附則

第1章 総則

第1 趣旨

この要領は、小鹿野町個人情報保護条例(平成24年小鹿野町条例第3号。以下「条例」という。)に定める個人情報の保護に係る事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2 所掌事務

1 総合政策課(個人情報保護窓口の事務を含む。)が所掌する事務総合政策課が行う事務は、次のとおりとする。

(1) 個人情報の保護についての相談等に関すること。

(2) 個人情報保護に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3) 保有個人情報の開示、訂正等の請求の受付に関すること。

(4) 保有個人情報の開示の実施に係る手数料等の徴収等に関すること。

(5) 保有個人情報の開示、訂正等に係る不服申立ての受付に関すること。

(6) 保有個人情報の検索資料の整備及び閲覧に関すること。

(7) 小鹿野町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(8) 小鹿野町情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)に関すること。

(9) 小鹿野町情報公開・個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)に関すること。

(10) 個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

(11) その他個人情報保護制度に関すること。

2 所管課が所掌する事務

個人情報を収集、保管及び利用(以下「収集等」という。)している課(課相当の組織を含む。以下「所管課」という。)が行う事務は、次のとおりとする。

(1) 個人情報取扱事務に係る新規、変更及び廃止の届出に関すること。

(2) 個人情報開示等請求書の受理に関すること。

(3) 開示、訂正等の請求に係る保有個人情報の検索に関すること。

(4) 開示、訂正等の請求に対する開示、訂正等の可否の決定及び決定通知に関すること。

(5) 第三者に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。

(6) 保有個人情報の開示の実施及び公開実施時の職員の立会いに関すること。

(7) 保有個人情報の開示、訂正等に係る不服申立ての処理に関すること。

第2章 個人情報の収集、保管及び利用

第3 個人情報の収集等の制限に係る事務

1 収集方法の制限に係る一般的事項(条例第5条第1項)

(1) 所管課(実施機関)は、事務事業の実施に際して、各種届出、申請、申込み、相談等により個人情報を受領及び聴取することとなるが、この場合において、収集等する個人情報は、当該事務の目的達成に必要な最小限の範囲で行うものとし、必要以上の個人情報の収集等を禁止するものである。

(2) 所管課(実施機関)は、従来から行われている事務であっても、事務処理上の利便性や慣例で不必要な個人情報の収集等がなされていないか、常に見直しを行うものとする。

〔例〕講演会や講習会の参加者に住所、氏名、電話番号、年齢等を記入させる場合、記入させる目的を明らかにするとともに、「参考のため」、「念のため」という考えから安易に収集を行わない。

〔例〕施設利用申込書等に職業、年齢等を記入させる場合は、利用可否の要件であるもの又は理由がある場合に限る。

2 条例第5条第2項に係る事務

個人情報を収集するときは、条例第5条第2項各号に定める場合を除き禁止となる。

3 条例第5条第3項に係る事務

個人情報を収集するときは、条例第5条第3項各号に定める場合を除き本人から収集しなければならない。

(1) 本人以外から収集する場合の本人の同意を得る方法

条例第5条第3項第1号に規定する本人の同意を得る方法は、事務の性質及び内容により、次のとおりとする。

ア 必要に応じて連絡し、口頭により同意を得る。

なお、同意を得た場合は、その内容、年月日及び担当者名を記録しておくものとする。

イ 届出、申請等に際して、同意書の提出を求める。

ウ 届出書、申請書等に本人以外からの収集について同意欄を設け、署名等を求める。

〔例〕私の○○○○○に関する情報については、○○○○団体から収集することに同意します。氏名○○○○(印)

(2) 法令等に定めがあるときの適用

条例第5条第3項第2号に規定する「法令等に定めがあるとき」の範囲は、次のとおりとする。

法令等とは、法律、政令、府令、省令その他命令及び条例に定めがある場合をいうが、解釈に疑義がある場合は、行政実例、法制意見、公的機関からの通達等により判断するものとする。

(3) 本人以外から収集する場合の審議会への諮問

事務の内容及び性質によっては、本人から収集できない場合や本人以外から収集した方がよいものもある。条例第5条第3項第8号に規定する審議会への諮問は、次のとおりとする。

ア 所管課は、同項第1号から第7号までに規定するとき以外で、本人以外から収集することについて特に必要があり、かつ、本人の権利利益を不当に害するおそれがないと認めるときは、事前に総合政策課と協議する。

イ 協議の結果、審議会への諮問が必要であると判断されたときは、所管課は個人情報の収集に関する諮問書(様式第1号)を作成し、総合政策課へ諮問の手続を依頼する。

総合政策課は、所管課からの諮問事項を審議会に諮問する。

ウ 審議会は、必要に応じて所管課の職員の出席を求め意見又は説明を聴き、所管課に対して答申する。

なお、審議会の答申は、十分に尊重するものとし、原則として審議会の意見に沿って処理する。

エ 所管課は、承認の答申を得たときは、個人情報取扱事務の届出の手続(第4を参照のこと。)を行った後、収集事務を行うことができる。

第4 個人情報取扱事務の届出に係る事務

1 個人情報取扱事務届出書の作成及び届出

実施機関は、新たに個人情報の収集等をするときは、条例第6条第1項の規定によりあらかじめ「個人情報取扱事務届出書」を作成し、町長に届け出なければならない。この場合における手続は、次のとおりとする。

(1) 届出は、個人情報を収集等する所管課が届出書を作成し、総合政策課に提出する。

(2) 総合政策課は、当該届出書の内容を精査し、届出に係る事項を小鹿野町公告式条例(平成17年小鹿野町条例第3号)に規定する掲示板に掲示することにより公示するとともに審議会に報告し、更に、個人情報保護窓口で町民の閲覧に供する。

2 届出を要する事務

届出を要する事務は、個人情報を次のような形で記録し、利用する事務とする。

(1) 個人情報が記録されている名簿、台帳、一覧表、リストその他これらに類するもの

〔例〕講演会の受講者名簿、マラソン大会の参加者名簿、行政委員会等の名簿、町・県民税等の課税台帳等

(2) 履歴、レセプト、各種相談カード等個人の識別項目によって検索できるように一定の書式に個人情報が記録されているもの

〔例〕医療報酬明細書、無料法律相談票等

(3) 個人情報が記録されている申請書、届出書、調査票その他これらに類するもの

〔例〕補助金の交付申請書、戸籍謄本交付申請書、施設利用許可申請書等

(4) 索引簿など個人を検索することを前提に作成されるもの(ファイル目録、インデックス等により索引可能となっているもの)

(5) 電子計算機処理等に係る個人情報が記録されているデータファイル、磁気テープ、フロッピーディスク等

〔例〕住民基本台帳ファイル、町・県民税賦課情報ファイル等のようにコンピュータファイルやシステム、磁気テープ等に個人情報がデータとして登録されているもの(ただし、これらのファイルから出力した台帳や一覧表などは(1)に含める。)

3 届出を要しない事務

届出を要しない事務は、次のようなものにより行う事務とする。

(1) 刊行物(市販されている書籍等で誰でも(不特定多数の者)が取得可能なものの中に記載されている個人情報の名簿、リスト等)

(2) 個人情報から除かれているもの

ア 法人その他の団体に関して記録された情報に含まれる当該法人その他の団体の役員に関する情報に係るもの

〔例〕入札参加資格者名簿(請求書、契約書等も含む。)のように、法人に関する情報として記録された代表者名や役員名など当該役員に関する情報

イ 事業を営む個人の当該事業に関する情報に係るもの

〔例〕屋号、事業収入、店の住所等は法人情報であるが、事業者個人(事業主)の住所、収入等は個人情報に該当する。

※ 個人事業者の情報は、法人情報と個人情報が混在しているので注意を要する。

4 届出事務の単位

個人情報の収集等に係る事務の届出単位は、原則として課単位で個人情報を収集等する目的に応じて設定する。この場合における基本的な単位は、個人情報を取り扱う一連の事務の流れを一つの事務の単位とする。例えば、○○講座開催事務、○○届出審査事務などが一つの単位となる。

5 共通事務の取扱い

(1) 同一事務の処理の過程で複数の課を経由する場合で、個人情報の処理記録が残らない経由課は、その事務に関して届出の必要はない。

(2) 同一事務を複数の課で処理するものについては、その事務を主として担当する課の事務として届け出るものとする。

(3) 実施機関の各課等に共通する事務は、当該主管課において届け出るものとする。

(4) 同種の施設において共通する事務は、所管課を定めて「施設共通事務」として届け出るものとする。

〔例〕幼稚園、小・中学校→学校教育課

6 個人情報取扱事務届出書の記入要領

(1) 「個人情報取扱事務の名称」欄

個人情報を収集等する目的により、一連の事務の流れとして適切な事務の名称を記入する。

(2) 「個人情報の収集の目的」欄

当該事務において、個人情報を何のために収集し、どのような目的に利用するのか簡潔、明瞭に記入する。

なお、この目的を超えて個人情報を利用する場合は、目的外利用となることに留意する。したがって、「○○法に基づき実施する」といった抽象的な目的は避ける。

(3) 「個人情報の内容」欄

個人情報の種類について、該当するすべての項目の□にレ印を記入する。

(4) 「個人情報の対象者の範囲」欄

当該事務において、どのような人の個人情報を収集するのか、事務で取り扱う個人の類型が把握できるよう、その対象者の範囲を記入する。事務に関する一般的な資格要件など記入するのではなく、実際にどのような対象者の個人情報を収集するのか記入する。

なお、対象者が複数ある場合は、箇条書とすること。

〔例〕○○講座受講者、○○許可申請者、65歳以上の高齢者等

生活保護の受給を希望する者、生活保護の受給を希望する者に対し扶養義務を有する者

(5) 「個人情報の収集の方法」欄

個人情報の収集の方法について、該当する項目の□にレ印を記入する。「本人以外」の場合は、条例第5条第3項のいずれにより収集できるのか該当する項目の□にレ印を記入する。また、法令等の項目に該当する場合は、備考欄に根拠法令(○○○法第○条○号)を記入する。

なお、本人又はその法定代理人が法令等その他の規定による申請、届出その他これらに類する行為を行った場合は、条例第5条第1項及び同条第3項の規定(個人情報取扱事務の目的を明確にし、本人から収集する)による収集がなされたとみなされるので、本人の□欄にレ印を記入するとともに、備考欄に根拠法令等(○○○法第○条○号)を記入する。

「目的外利用」の場合とは、他課等から個人情報を利用している場合をいう。この場合、( )内にいずれの課から利用しているのか記入する。

※ 住民基本台帳からの利用についても一部の事務を除き目的外利用となるので注意すること。(第6―4を参照のこと。)

(6) 「収集の時期」欄

個人情報を収集する時期が定まっているものは、定期とし、( )内にその時期を記入する。それ以外は随時とする。

〔例〕定期とは、表彰事務のように、例年○月に候補者の推薦及び選考を行い、△月に受賞式を行う事務のように○月から△月までの一定の時期でその事務を行うものをいう。

(7) 「記録の形態」欄

個人情報の記録の形態について、該当する項目の□にレ印を記入する。

ア 文書とは、起案文書、供覧文書、台帳、帳票、申請書その他すべての書類をいう。

イ 図画とは、図画、地図、写真等をいう。

ウ 磁気媒体とは、磁気テープ、磁気ディスク、フロッピーディスク等をいう。

エ その他とは、上記以外のものをいう。( )内にはその名称を記入する。

〔例〕 光ディスク、フラッシュメモリ

(8) 「電算処理の有無」欄

収集した個人情報を電子計算機で処理している場合の有無について、該当する項目の□にレ印を記入する。

(9) 「オンライン結合の有無」欄

「電算処理 有」に該当する場合で、実施機関以外の外部とのオンライン結合の有無について、□にレ印を記入する。また、オンライン結合が「有」の場合は、( )内にオンライン結合している団体名を記入する。

(10) 「事務の開始年月日」欄

所管課で当該個人情報を取り扱う事務を開始する年月日を記入する。

(11) 「担当課」欄

所管課の課名、電話(内線)等を記入する。

(12) 「個人情報保護管理者」欄

個人情報保護管理者(課長相当職とする。)の職名を記入する。

〔例〕総務課長

(13) 「届出番号」欄

届出番号は個人情報保護担当課が付番する。届出番号の基準は、事務処理の年度及び届け出順に付与するものとする。

・届出番号=会計年度―届出番号 〔例〕H23―1

7 個人情報ファイル保有に係る届出事務

所管課(実施機関)は個人情報取扱事務届出書により届出を行った当該事務において収集する個人情報の数が一定数(100名)を越える場合、又は超える予定の場合は条例第7条及び規則第5条の規定により、個人情報ファイルの届出書を作成し総合政策課へ届出を行う。届出を受けた担当課は個人情報取扱事務届出書との関連性を確認し、管理を実施するものとする。

8 個人情報ファイルの届出書の記入要領

(1) 「管理番号」欄

個人情報担当課による管理のため、適切な整理番号等を入れる。

(2) 「個人情報ファイルの名称」欄

個人情報取扱事務届出書により届出を行った当該事務において収集する目的により、一連の事務の流れとして適切な個人情報ファイルの名称を記入する。

(3) 「個人情報ファイルが供される事務をつかさどる組織の名称」欄

個人情報ファイル保管に対し責任を負う課所名等、組織の名称を記入する。

(4) 「個人情報ファイルの目的及び概要」欄

個人情報ファイルの収集・保管に関する目的及び概要を記載する。個人情報取扱事務届出書により登録を行った目的・概要に相違ないことを確認する。

(5) 「個人情報ファイルの対象者の範囲」欄

個人情報ファイルとして保管する対象者の範囲を具体的に記載する。

(6) 「個人情報ファイルの記録項目」欄

個人情報ファイルに記録されている項目を記載する。個人情報取扱事務届出書により登録を行った個人情報の内容項目の範囲を超えない情報であるかを確認する。

(7) 「記録情報の収集方法」欄

個人情報ファイルの収集方法を記載する。個人情報取扱事務届出書により登録を行った収集方法に相違ないことを確認する。

(8) 「個人情報ファイルの種別・保管場所」欄

個人情報ファイルをどのような媒体で保管をしているか、また、どこに保管をしているかを記載する。

〔例〕紙媒体/課内設置キャビネット内、エクセルデータ/庁内ネットワーク文書保管サーバ内 等

(9) 「ファイル記録情報の経常的な提供先」欄

個人情報ファイルの収集を必要とする業務の内容により、実施機関以外との情報の提供が発生する場合の提供先をすべて記載する。

(10) 「オンライン結合の有無」欄

実施機関以外の外部とのオンライン結合の有無について、□にレ印を記入する。

(11) 「開示請求を受理する組織の名称及び所在地」欄

情報公開の職務を管轄する組織(課所)の名称及び所在地を記載する。

(12) 「法令等による訂正又は利用停止等の特別の手続」欄

法令等により訂正や目的外利用を禁止する等、制限のある情報か否かを□にレ印にて表示する。また、当該の関係法令がある場合は法令名とその内容を記載する。

(13) 「備考」欄

当該の個人情報ファイルに対し、関連・補足事項等がある場合、本欄に記載する。

(14) 「個人情報取扱事務届出の管理番号」

個人情報取扱事務届出に割振られた届出番号を記載する。

第5 個人情報取扱事務の変更・廃止に係る事務

所管課は、個人情報取扱事務届出書に記載された事務の内容を変更し、又は廃止しようとするときは、個人情報取扱事務変更・廃止届出書により町長に届け出なければならない。

なお、事務の内容の変更とは、保有個人情報の記録の内容、収集の方法、記録の形態、電算処理の有無等が変更された場合をいい、収集等の目的など事務の骨格部分が変更される場合は、旧事務を廃止し、新たに事務を開始するものとして取り扱う。

(1) 届出事務の内容変更

事務の変更の届出は、次のとおり行うものとする。

ア 所管課は、個人情報取扱事務変更・廃止届出書を作成し、総合政策課に提出する。

イ 総合政策課は、当該届出書を精査の上、内容の変更が適正と判断したときは、届出に係る事項を小鹿野町公告式条例に規定する掲示板に掲示することにより公示するとともに審議会に報告し、更に町民の閲覧に供する。

ウ 閲覧の方法は、当初作成の個人情報取扱事務届出書の後に当該変更・廃止届出書を綴り込んで行うものとする。

(2) 届出事務の廃止

事務の廃止の届出は、次のとおり行うものとする。

ア 所管課は、個人情報取扱事務変更・廃止届出書を作成し、総合政策課に提出する。

イ 総合政策課は、届出に係る事項を小鹿野町公告式条例に規定する掲示板に掲示することにより公示するとともに、審議会に報告する。

ウ 総合政策課は、廃止する日の到来を待って、閲覧用個人情報取扱事務届出書綴りから当初作成の届出書を取り除くものとする。

(3) 個人情報取扱事務変更・廃止届出書の記入要領

個人情報取扱事務変更・廃止届出書の主な項目の記入要領は、次のとおりとする。

ア 「個人情報取扱事務の名称」、「個人情報取扱事務の届出番号」欄

変更又は廃止の対象となる個人情報取扱事務届出書の事務の名称、届出番号を記入する。

イ 「変更・廃止の理由」欄

変更又は廃止する理由をなるべく具体的に記入する。

ウ 「変更内容」欄

変更内容が保有個人情報の記録の内容であれば、旧事務の記録の内容を「変更前」欄に、変更後の記録の内容を「変更後」欄に記入する。また、変更内容が、収集の方法、記録の形態、電算処理の有無等であれば、その変更の内容を記入する。

なお、この欄は事務を変更する場合のみ記入するものとする。

エ 「備考」欄

施設共通事務の場合は、「○○○(施設名)共通事務」と記入する。

オ 「変更・廃止届の届出番号」欄

変更・廃止届の届出番号は、総合政策課が順次付番する。

(4) 個人情報ファイルの変更・削除届出事務

個人情報取扱事務の変更・廃止に伴い、又は個人情報ファイルの保管の変更や不要による削除を実施した場合は、条例第7条第2項の規定に従い、施行規則様式第15号により速やかに報告を行うものとする。

(5) 個人情報ファイル変更・削除届出書記入要領

ア 「個人情報ファイルの名称」欄

変更若しくは削除を行うファイルの名称を記載する。

イ 「担当課」欄

事務をつかさどる実施機関等の名称を記載する。〔例〕総務課、農業委員会 等

ウ 「届出内容」欄

変更か削除のいずれかに○を記載する。

エ 「変更・削除年月日」欄

届出を行った個人情報ファイルがその保管状態に変更、又は削除が生じた年月日を記載する。

オ 「削除の理由又は変更の理由・内容」欄

変更又は削除する理由をなるべく具体的に記入する。また、変更する場合はその変更項目を変更前の記述を引合いに出す等、変更内容が明確な記述で記載する。

カ 「備考」欄

上記項目のほかに補足点等がある場合この欄に記載する。

第6 保有個人情報の利用及び提供の制限に係る事務

1 利用及び提供の制限に係る一般的事項(条例第8条第1項)

実施機関が個人情報を収集等するときは、個人情報取扱事務の届出を行うことになるが、条例第8条第1項各号に定める場合のほか、当該届け出た目的の範囲を超えて保有個人情報を利用し、又は実施機関以外の者に提供することを禁止するものである。

(1) 保有個人情報を目的外利用しようとする課は、当該個人情報の保有課及び総合政策課とそれぞれ事前に協議を行い、また、保有個人情報を外部提供しようとする課は同様に総合政策課と事前に協議を行うものとする。(この協議において、目的外利用等以外の方法が採れないか、条例第8条第1項ただし書の各号に該当するか、審議会への諮問が必要か、等を検討するものとする。)

(2) 外部提供にあっては、提供の相手方、目的、提供する保有個人情報の内容等を慎重に検討する必要がある。

(3) 目的外利用等をする場合の本人の同意を得る方法

条例第8条第1項ただし書第1号に規定する本人の同意を得る方法は、事務の性質及び内容により、収集方法の制限に関する事務「本人以外から収集する場合の本人の同意を得る方法」第3―3―(1)に準じて取り扱うものとする。

なお、本人の同意の手続は、原則として当該保有個人情報の目的外利用をしようとする課又は外部提供をしようとする課が得るものとする。

〔例〕私の○○○○○に関する情報については、○○課で管理する○○○台帳から収集することに同意します。氏名○○○○(印)

(4) 法令等に定めがあるときの適用

条例第8条第1項ただし書第2号に規定する法令等に定めがあるときの適用については、収集方法の制限に関する事務「法令等に定めがあるときの適用」第3―3―(2)に準じて取り扱うものとする。

(5) 外部提供をする場合の審議会への諮問

条例第8条第1項ただし書第6号に規定する審議会への諮問は、次のとおりとする。

ア 保有個人情報を外部提供しようとする課は、第1号から第5号までに規定するとき以外で、公益上、外部提供する必要があるときは当該個人情報の保有課及び総合政策課と事前に協議する。

イ 協議の結果、審議会への諮問が必要であると判断されたときは、保有個人情報を外部提供しようとする課は個人情報の外部提供に関する諮問書(様式第2号)を作成し、総合政策課へ諮問の手続を依頼する。総合政策課は、当該諮問事項を審議会に諮問する。

ウ 審議会は、必要に応じて所管課の職員の出席を求め意見又は説明を聴き、所管課に対して答申する。

なお、審議会の答申は、十分に尊重するものとし、原則として審議会の意見に沿って処理する。

エ 所管課は、承認の答申を得たとき外部提供ができる。

なお、外部提供は、個人情報目的外利用等の届出(3 個人情報目的外利用等報告書の作成及び届出を参照のこと。)の手続を行った後、外部提供ができる。

3 個人情報目的外利用等報告書の作成及び届出

(1) 個人情報目的外利用等報告書の作成について

所管課は、保有個人情報の目的外利用又は外部提供をしたときは、速やかに、個人情報目的外利用等報告書を作成し、総合政策課に提出しなければならない。

この報告書は、保有個人情報の目的外利用又は外部提供をした課が作成するものとする。

なお、総合政策課は、当該報告書を精査し、目的外利用等の対象となった個人情報取扱事務届出書の次に綴り込むものとする。

(2) 個人情報目的外利用等報告書の記入要領

個人情報目的外利用等報告書の主な項目の記入要領は、次のとおりとする。

ア 「個人情報を目的外利用等する事務の名称」欄

目的外利用を行う当該事務の名称又は外部提供を行う当該事務の名称を記入する。

イ 「目的外利用をさせた課名」欄

目的外利用の対象となった個人情報を保有する課名を記入する。

ウ 「目的外利用等する個人情報の内容」欄

目的外利用の場合は、目的外利用の対象となった保有個人情報の内容を記入する。また、外部提供の場合は、外部提供をしようとする保有個人情報の内容を記入する。

エ 「目的外利用等する理由」欄

目的外利用等する理由をその事務の目的に即して具体的に記入する。

オ 「目的外利用等の根拠」欄

条例第8条第1項ただし書に規定する目的外利用等をすることができる根拠について、該当する項目の□にレ印を記入する。なお、法令等の項目に該当する場合は、備考欄に根拠法令等を記入する。

カ 「目的外利用等の期間」欄

目的外利用等を開始する年月日等を記入する。

キ 「外部提供先の名称」欄

保有個人情報を提供しようとする外部の機関名(団体名)を記入する。

ク 「個人情報取扱事務の届出番号」欄

目的外利用等の対象となった個人情報取扱事務届出書に記載されている届出番号を記入する。

ケ 「目的外利用等の報告番号」欄

目的外利用等の報告番号は、総合政策課が順次付番する。

コ 「担当課」欄

個人情報目的外利用等届出書を作成した課名を記入する。

4 住民基本台帳の目的外利用

住民基本台帳は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第1条において、「住民に関する事務の処理の基礎とする」とともに「地方公共団体の行政の合理化に資する」ことを目的として作成するものであり、他の事務への利用をあらかじめ法が予定しているものといえる。

しかし、一方で住民基本台帳の記載事項は個人情報そのものであり、その利用については町内部であっても慎重に取り扱わなければならないものである。

そこで、個人の権利利益を保護するという条例の趣旨に反することなく、住民の福祉及び利便の増進に資すると判断される場合に限って、住民基本台帳の町内部での利用を目的外利用としないものである。したがって、住民基本台帳の記載事項のうち、特に戸籍に関する事項の取扱いは慎重に行うことを要するものである。

具体的には、次の事項の場合は目的外利用に該当しないものとして、これを参考に判断するものとする。

(1) 選挙人名簿の作成、町民税の課税、学齢簿の編製等、法令に基づいてその事務を処理する場合

(2) 町民の福祉や健康等に関する事業推進のために該当者を検索し名簿等を作成する場合

〔例〕健康診断該当者名簿、成人式該当者名簿等

(3) 申請書等に記載された住所等の事項を住民基本台帳と照合確認する場合

なお、住民基本台帳に基づいて作成された台帳、名簿等は、それ自体が独自の利用目的のために作成されたものであるので、記録項目としては住民基本台帳の一部であったとしても、当該作成の目的以外に利用することは、目的外利用になるものである。

第7 電子計算組織による処理制限

条例第9条ただし書の規定による審議会への諮問は、次のとおり行うものとする。

(1) 所管課は、保有個人情報を実施機関以外の電子計算組織とオンライン等で結合する必要が生じた場合は、審議会への諮問について、事前に総合政策課と協議する。

(2) 所管課は、電子計算組織結合に関する諮問書(様式第3号)を作成し、総合政策課へ諮問の手続を依頼する。

(3) 審議会は、必要に応じて所管課職員の出席を求め意見又は説明を聴き、所管課に対して答申する。

なお、所管課は、審議会の答申を十分に尊重するものとし、原則として審議会の意見に沿って処理する。

(4) 所管課は、承認の答申を得たときは、保有個人情報の処理事務に着手できる。この場合において、当該事務が新たな個人情報取扱事務の開始である場合、個人情報取扱事務の届出に係る事務(第4を参照のこと。)を行った後に行うことができる。また、既存の事務でマニュアル処理から電算処理に移行した事務については、個人情報取扱事務の変更・廃止に係る事務(第5を参照のこと。)により行う。

第8 個人情報の業務委託に係る事務

条例第11条の規定により、保有個人情報の処理に係る業務を外部委託する場合の個人情報の適正な処理に関する留意点は、次のとおりである。

(1) 対象となる業務委託

実施機関が行うべき個人情報を取り扱う事務又は事業の全部又は一部を実施機関以外の者に依頼する場合で、一般に委託契約と呼ばれるもののほか、印刷、筆耕、翻訳等の契約を含み、また、公の施設の管理委託、収納の委託等も含むものとする。

(2) 契約書等に明記すべき事項

委託契約等の締結に当たっては、受託者の個人情報保護に関する責務を明確にするため、守秘義務、再委託、目的外利用及び外部提供の禁止、個人情報の管理、返還義務、事故時の対応等の条文を既定するものとする。具体的には、別表1「個人情報の取扱いに関する特記仕様書」(以下、特記仕様書)を契約時に取り交わすこととし、契約書にはおおむね次のような条文を規定するものとする。

(個人情報の取扱い)

第○条 受注者は個人情報の取扱いに関して本契約に示す内容のほか、別紙「個人情報の取扱いに関する特記仕様書」を遵守すること。

(3) 特記仕様書の取扱い遵守に関する事項

特記仕様書の遵守状況の管理については、別表2「個人情報の取扱いに関する特記仕様書の項目遵守の確認表」(以下、遵守確認表)により実施するものとする。(特記仕様書 第1条関係)また、入札等の条件として遵守確認表を使用し、個人情報の取扱いを含む業務に従事いただけるか否かの判断基準としても使用するものとする。尚、特記仕様書及び遵守確認表については、解説等も含め平成20年度に総務省より提供された基本情報に小鹿野町として文章を構成したものである。

第3章 保有個人情報の開示

第9 自己に関する保有個人情報の開示についての案内及び相談

1 個人情報保護窓口(総合政策課)の対応

自己に関する保有個人情報の開示についての案内及び相談は、原則として個人情報保護窓口において応ずるものとする。個人情報保護窓口では、実施機関がどのような個人情報を保有し、どのような目的に利用しているのか等を明らかにするため、個人情報取扱事務届出書等を備え置き、町民の閲覧に供するものとする。

また、個人情報保護窓口では、開示の請求をしようとする者の求める自己に関する個人情報が具体的にどのようなものであるかを聴取し、当該保有個人情報を特定するものとする。

なお、他の制度等により開示を行っている保有個人情報については、この条例は適用されない(条例第40条)ので、その旨を説明し、当該保有個人情報の開示を行う所管課等に案内するものとする。

2 所管課の対応

保有個人情報の開示の請求をしようとする者が、直接、所管課へ来た場合は、開示を求める自己に関する個人情報が具体的にどのようなものかを聴取し、情報の提供により対応が可能であるものについては情報提供し、この条例により対応すべきときは個人情報保護窓口に案内するものとする。

なお、他の制度等により開示を行っている保有個人情報については、1と同様に、その旨を説明し、当該保有個人情報の開示を行う所管課等に案内するものとする。

第10 保有個人情報の開示に係る事務

1 請求の受付に係る事務(個人情報保護窓口)

(1) 個人情報の特定に必要な事項の聴取

個人情報保護窓口では、自己に関する保有個人情報の開示を請求しようとする者から、請求に係る個人情報を特定するために必要な事項の聴き取りを行う。

また、聴き取りに際して、自己に関する保有個人情報の開示を請求しようとする者の求める個人情報があきらかに条例第15条第1項各号(不開示情報)のいずれかに該当するため請求されても開示できないと思われる場合であっても、受付を拒否してはならない。ただし、その旨を説明することは差し支えない。また、説明した結果、請求を取りやめることになった場合は、受付を拒否したことにならない。

(2) 条例に基づく請求であることの確認

個人情報保護窓口では、次のアからウまでに掲げる事項の確認を行う。

ア 対象情報であることの確認

請求しようとする者の求める自己に関する個人情報が条例第2条第4号に規定する保有個人情報であることを確認する。

イ 他の制度により開示の定めがないことの確認

条例第40条第1項に掲げる「統計法」に規定される事項、同条第2項の「他の法令等の規定により個人情報の開示、訂正等の請求ができる場合」又は同条第3項「図書館等の施設において、町民の利用に供することを目的として管理している図書、図画等」については、この条例は適用しない。したがって、自己に関する保有個人情報の開示の請求をしようとする者の求める個人情報がこれらに該当しないことを確認する。

なお、自己に関する保有個人情報の開示の請求をしようとする者の求める個人情報がこれらに該当するものであって、この条例の適用を受けない場合は、担当する所管課等を紹介するなど、適切な案内に努めるものとする。

ウ 情報提供により対応可能な保有個人情報であるかどうかの確認

この条例で対応しなくても従来から情報提供してきた場合や情報提供できる場合は情報提供によるものとする。

2 本人確認(個人情報保護窓口)

自己に関する保有個人情報の開示の請求は、自己に関する個人情報コントロール権を保障する趣旨から、権利の性質上、原則として本人のみ認められるものであるので、誤って本人以外の者に開示することのないよう請求時の本人確認は厳格に行う必要がある。

個人情報保護窓口では、請求の受付に際し、次の書類及び方法により本人であることを確認するものとする。

(1) 本人であることを証する書類

ア 運転免許証、旅券(パスポート)、住基カード(写真付)

イ 健康保険等の被保険者証その他本人であることをあきらかにすることができる書類

〔例〕国民健康保険被保険者証、国民年金手帳、年金証書、恩給証書、印鑑登録証明書、印鑑等で総合的に判断して書類の所持者が本人であると判断できるもの

なお、戸籍謄本、住民票の写し及び課税証明等本人以外の者でも取得できるものは、「本人であることを証する書類」には該当しない。

(2) 本人確認の方法

ア 運転免許証等のように写真の貼付された書類により、本人確認ができるものにあっては、開示請求者と貼付された写真とを照合して確認する。

イ 前記ア以外の場合は、複数の書類の提示を求めるものとする。これにより難いときは、当該書類に記載のない、実施機関で承知している本人に関する情報(家族の状況等)を当該開示請求者に聴く方法、開示等請求書を受領した後、開示等請求書に記載された住所に往復はがきを送付して返信はがきを受領し、これにより確認を行う方法等適切な方法を併用して、本人確認を確実に行うものとする。

なお、本人確認を行ったときは、自己に関する保有個人情報の開示を実施する場合の本人確認の資料とするため、提示された本人であることを証する書類の写しをとることとする。

3 法定代理人の請求(個人情報保護窓口)

未成年者や成年被後見人のように本人が自ら開示の請求をすることができない者については、法定代理人による代理請求を認めるものとする。

法定代理人からの個人情報開示等請求書(以下「開示等請求書」という。)の受付に当たっては、法定代理人自身であることを証する書類の提示を求めるとともに、代理権を有することを証する書類を次により提出させるものとする。

(1) 法定代理人が未成年者の親権者である場合は、戸籍謄本又は未成年者の戸籍抄本

ただし、未成年者のうち、15歳以上の未成年者については、本人の権利利益の保護の観点から本人の意思を尊重するものとし、原則として、本人が代理請求する意思があることを開示等請求書等により確認するものとする。

なお、15歳以上の未成年者については、制度についての意義、内容について理解力があるかどうかなどを勘案し、本人から直接の請求も認めるものとする。

※ 民法(明治29年法律第89号)第4条第1項では、「未成年者が法律行為をなすには、その法定代理人の同意を得ることを要する。」としており、法定代理人から請求を認めるものであるが、同項ただし書で「単に利益を得又は義務を免れるべき行為はこの限りにあらず」とし、単独で行うことができるとしており、自己に関する保有個人情報の開示請求は、利益的行政処分を求める申請であり、法定代理人の同意を要しないと解される。

そこで、社会通念上、当該制度の意義、内容についての理解力、費用負担能力などを勘案して、15歳以上の未成年者にあっては、単独請求を認めるとともに、法定代理人による請求の場合には、本人の意思を尊重しようとするものである。

(2) 法定代理人が成年被後見人の後見人である場合は、登記事項証明書等

4 任意代理人の請求(個人情報保護窓口)

本人が身体の障害、病気等で来庁できないとき、その他特別の理由があると認めるときは、任意代理人による代理請求を認めるものとする。

任意代理人からの開示等請求書の受付に当たっては、任意代理人自身であることを証する書類の提示を求めるとともに、代理権を有することを証する書類(本人からの委任状又は代理人選任届)を提出させるほか、次に掲げる書類を提出させるものとする。

(1) 身体の障害、病気等による場合は、本人が来庁し請求できないことを証する書類(身体障害者手帳の写し、医師の診断書等)

(2) その他特別な理由による場合は、その理由を具体的に明記した書類(第三者が作成した理由書)

5 所管課の特定及び保有個人情報の特定(個人情報保護窓口)

保有個人情報の特定は、原則として所管課に電話等で連絡し、個人情報保護窓口に来てもらった上で開示請求者から請求の内容を聴き取り、個人情報取扱事務届出書等で当該保有個人情報の有無、保有個人情報の名称、内容等について確認することにより行う。

なお、あきらかに開示請求に係る個人情報を保有していないときは、その旨を説明するが、この場合でも開示等請求書の受付を拒むことはできない。

6 開示等請求書の記載内容の確認及び補正の指導(個人情報保護窓口)

個人情報保護窓口は、自己に関する保有個人情報の開示を求める請求権者に対し、小鹿野町個人情報保護条例施行規則(平成17年小鹿野町規則第13号。以下「規則」という。)第8条第1項に定める個人情報開示等請求書(以下「開示等請求書」という。)の提出を求める。開示等請求書の提出を受けた際は、書き漏れ、書き誤り、内容について不明な点等を確認し、記載内容に不備がある場合には、開示請求者に対し、その箇所を、直ちに、訂正し、又は補正するよう求めるものとする。

この場合において、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

開示等請求書の提出を受けたときは、次のとおり確認するものとする。

(1) 「住所・氏名・電話番号」欄の確認

後日、個人情報開示等決定通知書等を送付することとなるので、正確に記載されていることを確認する。この場合、本人であることを証する書類(「2 本人確認」の際、提出されたもの)の写しと比較するなど、誤って郵送されることがないよう確認する。

本人以外からの請求の場合も同様に代理人自身であることを証する書類の写しと比較する。

(2) 「開示、訂正等の請求に係る個人情報の名称又は内容」欄の確認

開示請求に係る保有個人情報が特定できる程度に具体的に記載されていることを確認する。

(3) 「請求内容の区分」欄の確認

開示請求の区分が分かるように該当するいずれかの□にレ印があることを確認する。また、「閲覧」又は「写しの交付」のいずれかの□にレ印が記入されていることを確認する。

なお、「写しの交付」の場合で、郵送を希望するときは、郵送の□にレ印が記入されていることを確認する。

(4) 「代理人が開示、訂正、削除又は目的外利用等の中止の請求をする場合」欄の確認

本人の状況について、該当する□にレ印が記入されていることを確認する。また、本人の住所、氏名及び電話番号が正確に記入されていることを確認する。

なお、代理人を必要とする本人の状況及び開示請求者が代理権を有することを次のアからウまでにより確認する。

ア 本人が未成年者の場合は、戸籍謄本等により本人が未成年者であり、代理人が親権者であることを確認する。ただし、本人が15歳以上であるときは、本人の意思を尊重する必要があるため、本人の同意があることを確認する。

イ 本人が成年被後見人の場合は、登記事項証明書等により本人が成年被後見人であり、代理人が後見人であることを確認する。

ウ 本人が病気等により長期入院加療中であり来庁できないなど特別の事情がある場合は、本人からの委任状、診断書等を確認する。

(5) 「本人又は代理人であることを確認した書類」欄の確認

個人情報保護窓口が、開示請求者本人(又は代理人)であることを確認した書類について該当する□にレ印を記入するとともに、「その他」に該当するときは、( )内にその名称を記入する。

なお、任意代理人による開示請求の場合は、診断書等により本人が窓口で請求できないこと及び委任状等により代理権を有する者であることを確認し、診断書、委任状等により確認を行った場合には、「その他」に記入するものとする。

(6) 「備考」欄の確認

開示請求に伴い、その他参考となるべき事項を記入する。

7 開示等請求書の受付(個人情報保護窓口)

個人情報保護窓口は、前記1から6までの手続が終了した後、開示等請求書に受付印を押すとともに受付日及び受付番号を記入し、2部複写する。

開示等請求書3部の内訳は次のとおりである。

・開示等請求書原本(所管課用)

・開示等請求書の写しのうち1部(個人情報保護窓口用)

・開示等請求書の写しのうち他の1部(開示請求者用控え)

受付に当たっては、次の点に留意すること。

(1) 所定の開示等請求書以外の用紙による請求の受付

規則第8条第1項に定める所定の開示等請求書以外の用紙による開示請求であっても、開示等請求書に記載すべき事項がすべて記載されていて、開示請求に係る保有個人情報が特定できるときは受け付けるものとする。

(2) 郵送、電話及び口頭による開示請求の場合の受付

郵送、電話及び口頭による開示請求は、開示請求に係る経過やその事実関係を明らかにできなかったり、本人確認が困難であるため認めないものとする。

(3) 処理経過が把握できるよう、個人情報開示等請求書受付処理簿(様式第4号)に必要事項を記入する。

8 開示等請求書を受け付けたときの説明(個人情報保護窓口)

個人情報保護窓口は、開示等請求書を受け付けたときは、開示等請求書の写しの1部(7で作成した写しの2部のうちの開示請求者用控え)を開示請求者に渡し、次の事項について説明する。

(1) 開示決定等までの期間について

開示決定等は、原則として開示請求のあった日から起算して15日以内に行うものであること(条例第19条第1項)。ただし、やむを得ない理由により15日以内に決定できない場合は、その理由と決定できる時期を書面により開示請求者に通知するものであること(条例第19条第4項)。

(2) 決定内容の通知について

決定内容については、決定後、書面により開示請求者に通知するものであること。開示の日時又は不開示(部分開示の場合を含む。)の理由は、当該通知に記載するものであること。

なお、開示の日時については、開示請求者と相談し決定するものとする。

(3) 手数料等について

自己に関する保有個人情報の開示の手数料は無料であること。

保有個人情報の写しの交付を希望する場合は交付に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は交付に要する費用と当該郵送料を、それぞれ開示請求者が負担しなければならないこと(条例第22条)。

9 所管課への開示等請求書の送付(個人情報保護窓口、所管課)

個人情報保護窓口は、前記1から8までの手続が終了した後、開示等請求書の原本及び個人情報開示、訂正等請求処理状況調書(様式第5号)を所管課に送付するとともに、開示等請求書の写し1部(7で作成した写し2部のうち個人情報保護窓口用)を保管する。

第11 保有個人情報の開示決定等に係る事務

【開示決定等】

開示請求に係る保有個人情報に条例第15条各号の不開示情報が含まれているか否かを判断し、保有個人情報を開示するか否かを決定することをいう。

【決定権者】

開示決定等は、実施機関が行う(条例第19条第1項)。具体的な決定(専決)権者は、それぞれの実施機関の事務決裁規則等の定めるところによる。

【決定期間】

開示決定等は、開示の請求のあった日から起算して15日以内に行わなければならない(条例第19条第1項)。また、所管課は条例の趣旨を尊重して、所定の手続を迅速に進め、できる限り早い時期に開示決定等をしなければならない。保有個人情報を容易に検索でき問題なく開示できる場合は、速やかに開示するよう努めるものとする。

1 開示等請求書の受理(所管課)

所管課は、個人情報保護窓口から開示等請求書の送付を受けたときは、当該開示等請求書が条例第14条第1項及び規則第8条の要件を満たすものであることを確認した上で、個人情報保護窓口が受け付けた日を受理年月日として受理の手続を行う。

具体的には、小鹿野町文書取扱規程(平成17年小鹿野町訓令第5号)等の規定により、収受印を押し、文書収受発送簿に記載する。

2 開示請求に係る保有個人情報の検索(所管課)

所管課は、送付された開示等請求書の内容を確認の上、当該開示等請求書に係る保有個人情報を検索し、取り出す。

3 保有個人情報の内容の検討(所管課)

(1) 不開示情報の検討

所管課は、開示請求に係る保有個人情報に条例第15条各号のいずれかに該当する不開示情報が含まれていないかどうかについて、十分に検討する。

(2) 第三者に関する情報の検討

開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合には、条例第20条第1項及び第2項の規定に基づき当該第三者の意見聴取を行うなど慎重に検討する。

第三者に関する不開示とすべき情報が含まれている保有個人情報を開示した場合には、個人のプライバシー、企業秘密等を開示することで、取り返しのつかない損害を与えてしまうこともあるので、より慎重に検討が必要である。

(3) 不開示理由の明確化

開示請求に係る保有個人情報を不開示と決定した場合は、その決定に対し、不服申立てがなされる可能性があり、更には訴訟に発展することも考えられるので、決定に当たっては慎重に検討する。また、開示請求に係る保有個人情報を不開示と判断するに当たっては、その理由を明確にしておかなければならない。

4 内部調整(所管課)

(1) 関係課との協議調整

開示請求に係る保有個人情報の内容が所管課以外の課に関係するときには、当該関係課と協議・調整する。

(2) 小鹿野町情報公開・個人情報保護調整委員会

開示決定等が困難な場合、その決定が今後の先例となるおそれがある場合、関係課との協議が整わない場合等については、内部調整機関である調整委員会に調整を求める。

5 開示請求に対する開示決定等(所管課)

所管課は、前記1から4までの手続を終了した後、起案により開示決定等の手続を行う。その際、起案文書には次に掲げる書類を添付する。

また、やむを得ない理由により開示決定等が15日以内にできず、期間を延長するときも同様に起案し、決裁を得るものとする。

(1) 決定通知書(規則第9条第1項第1号第2号及び第4号に規定する「個人情報開示等決定通知書」、「個人情報部分開示決定通知書」、「個人情報不開示等決定通知書」をいう。以下同じ。)又は延長通知書(規則第9条第2項に規定する「個人情報開示、訂正等決定期間延長通知書」をいう。以下同じ。)

(2) 開示等請求書(延長通知書の場合は開示等請求書の写し)

(3) 開示請求に係る保有個人情報又はその写し

部分開示を決定するときは、開示部分と不開示部分が区別できるようにする。

また、保有個人情報の写しを添付しようとする場合で、その写しが多量になる場合は、その概要を記載した書類を添付するものとする。

(4) 個人情報開示決定等に係る意見書(開示請求された保有個人情報の中に含まれた第三者に関する情報について当該第三者の意見を聴取した場合に作成するもの)

(5) その他開示決定等に関する参考資料

決裁に当たっては、個人情報保護窓口を所管する課の課長(総合政策課長)の合議を受けるものとする。

6 開示等の決定内容の通知(所管課)

所管課は、前記5により決定した内容について、個人情報開示等決定通知書等で開示請求者に通知するものとする。この場合、当該通知書の複写により原本のほか2部作成し、1部を所管課控えとし、1部を個人情報保護窓口(総合政策課)に送付するものとする。

7 決定通知書及び延長通知書の記入要領(所管課)

決定通知書の主な項目の記入要領は、次のとおりとする。

(1) 共通している事項

ア 文書記号、文書番号及び年月日

文書記号及び文書番号は、小鹿野町文書取扱規程等に基づいて記入する。

具体的には、所管課の文書記号と開示等請求書の収受番号を記入する。

年月日は、当該決定をした日を記入する。

イ 発信者名

それぞれの実施機関の代表者名をもって発信する。

ウ 請求年月日(本文冒頭に記入する年月日)

開示等請求書の受理年月日を記入する。

エ 「開示、訂正等の請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

開示等請求書の「開示、訂正等の請求に係る個人情報の名称又は内容」欄に記入してあるとおり転記する。

オ 「請求内容の区分」欄

開示等請求書の「請求内容の区分」欄に記入してあるとおり転記する。

カ 「担当課」欄

所管課の課名及び係名並びに電話番号を記入する。

キ 「備考」欄

開示請求者に対して連絡が必要な場合、その他必要に応じて記入する。

(2) 個人情報開示等決定通知書

「開示の日時及び場所」欄の「日時」欄には、実施機関が指定する年月日及び時間を記入する。日時の指定に当たっては、当該決定通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮するとともに、あらかじめ電話等により開示請求者と連絡を取り、開示請求者の都合のよい日時を指定するようにする。

なお、開示の時間については、通常の勤務時間内とする。

「場所」欄には、原則として個人情報保護窓口(総合政策課)を指定する。ただし、郵送による場合は、この欄の記入を要しないので斜線を引く。

(3) 個人情報部分開示決定通知書

ア 不服申立て先

本文「なお書」中にある不服申立て先は、当該決定を行った実施機関の名称を記入する。

イ 「開示の日時及び場所」欄

前記(2)の「開示の日時及び場所」欄の記入と同じ要領で記入する。

ウ 「開示することができない部分及び理由」欄

開示することができない部分の概要を記載するとともに、当該部分に含まれている保有個人情報が条例第15条各号のいずれに該当するかを明記し(該当する号が複数あるときは、それぞれ該当する号を明記する。)、該当する理由を具体的に記入する。

エ 「※個人情報を開示することができる時期」欄

当該保有個人情報の不開示とした部分について開示できるようになる時期が近い将来(おおむね1年以内)に到来し、かつ、その時期が明示できる場合に記入する。

(4) 個人情報不開示等決定通知書

ア 不服申立て先

本文「なお書」中にある不服申立て先は、当該決定を行った実施機関の名称を記入する。

イ 「開示することができない理由」欄

当該保有個人情報に含まれている情報が条例第15条各号のいずれに該当するかを明記し(該当する号が複数あるときは、それぞれ該当する号を明記する。)、該当する理由を具体的に記入する。

ウ 「※個人情報を開示することができる時期」欄

当該保有個人情報が開示できるようになる時期が近い将来(おおむね1年以内)に到来し、かつ、その時期が明示できる場合に記入する。

(5) 個人情報開示、訂正等決定期間延長通知書

ア 「条例第19条第1項の規定による決定期間」欄

開示等請求書の受付日(個人情報の開示の請求があった日)と受付日から起算して15日経過した日を記入する。

【記入例】

開示の請求が○年5月1日にあった場合

(補正を求めなかったとき)

○年5月1日から○年5月15日まで

(補正を求めたとき)

(補正に要した期間 ○年5月1日から○年5月10日まで)

○年5月1日から○年5月25日まで

イ 「延長後の決定期間」欄

開示決定等を行うことができる期間を記入する。再延長することのないよう、期間の設定に当たっては十分検討する。

※ 開示決定等の期間は、やむを得ない理由による場合には開示請求のあった日から起算して60日以内に限り延長することができるが、延長する期間は必要最小限とすること。

ウ 「延長する理由」欄

期間の延長を必要とする理由を具体的に記入する。

8 開示までの準備(所管課)

所管課は、請求に係る保有個人情報の開示又は部分開示の決定をした場合は、開示請求者に通知した日時及び場所において円滑に開示事務が執行できるように準備する。

(1) 閲覧による開示を行う場合の準備

開示請求に係る保有個人情報の原本を直接開示することが適当でない場合(条例第21条第2項)は、当該保有個人情報の写しを用意し、その写しにより開示する。(この場合においては、写しの余白又は別紙を用いて写しであることの表示を行う。)

原本を直接開示することが適当でない場合とは、次のようなときである。

ア 当該保有個人情報の保存に支障が生ずる(汚損、又は破損する)おそれがあると認めるとき。

イ 当該保有個人情報が、日常業務に頻繁に使用されるものであり、原本を開示することにより業務に支障があるとき。また、開示請求に係る保有個人情報がフィルム、磁気テープ、磁気ディスク、光ディスク、フラッシュメモリ等であるときは、当該フィルム、磁気テープ、磁気ディスク、光ディスク、フラッシュメモリ等から出力したものを用意する。

(2) 写しの交付を希望している場合の準備

写しの交付による開示の場合は、あらかじめ当該保有個人情報の写しを作成して用意する。(この場合においては、写しの余白又は別紙を用いて写しであることの表示を行う。)

(3) 部分開示を行う場合の準備

ア 開示部分と不開示部分とが別のページに記載されているなど容易に取り外せる場合は、不開示部分を取り外す。

イ 開示部分と不開示部分とが同一ページに記載されているなど容易に取り外せない場合は、原本を複写した後、不開示部分を黒く塗りつぶし、更にそれを複写したものを用意する。

なお、開示請求された保有個人情報とそれ以外の情報が、同一ページに記載されている場合は、原則として、開示請求された情報以外の情報を覆って複写したものを用意する。

※ 開示できる部分を開示することで、開示請求の趣旨を損なわない程度に情報として意味があるものに限り部分開示すること(条例第16条第1項)。

(4) 開示請求者から開示の日時の変更について連絡を受けたとき

所管課は、開示請求者から開示の日時の変更の連絡を受けたときは、開示請求者の都合のよい日時を指定し、個人情報保護窓口に連絡する。

この場合において、所管課及び個人情報保護窓口は、決定通知の「開示の日時及び場所」欄に記入されている日時を変更するとともに、決定通知書の「備考」欄に変更を決定した日とその経緯について記入する。

第12 保有個人情報の開示の実施に係る事務

1 開示請求者の確認(所管課)

所管課は、来庁した者に対し、既に開示請求者あてに送付してある個人情報開示等決定通知書又は個人情報部分開示決定通知書の提示を求めるとともに、「本人(代理人)であることを確認する書類」の提示を求め、開示請求者本人であることを確認する。(個人情報の開示等の請求の時点において確認した事項に準ずる。)

2 保有個人情報の開示の実施(所管課)

(1) 開示に際しての基本的事項

所管課は、開示請求者の確認を終了した後、開示請求者に対し速やかに保有個人情報を閲覧に供し、又は写しを交付しなければならない。この場合、所管課職員は、保有個人情報の内容を理解してもらうため、必要な説明を行うものとする。説明に際して、特に部分開示の場合には不開示部分の内容が明白にならないように注意する。

(2) 閲覧文書の取扱い

保有個人情報の閲覧に際して、保有個人情報を閲覧する者が、当該保有個人情報を汚損し、又は破損するおそれのある場合は、保有個人情報の閲覧を中止し、又は禁止することができる(規則第10条第3項)ので、そのような場合に、所管課職員は必要な措置を講じなければならない。

(3) 保有個人情報の開示方法の変更

保有個人情報の開示方法は開示請求者の希望するところによるが、個人情報開示等請求書を提出した後に開示方法の変更希望があった場合には、原則として開示請求者の変更希望を受け入れるものとする。この場合において、所管課は、個人情報開示等請求書の原本の「請求内容の区分」欄を訂正し、その旨を備考欄に記入し、個人情報保護窓口に連絡する。

(4) 写しの交付

保有個人情報の写しの交付部数は、開示請求のあった保有個人情報1件につき1部とする。(規則第10条第4項)

(5) 郵送による開示

開示請求者が保有個人情報の写しの郵送を希望している場合には、次の手順により開示を実施する。

ア 開示請求者に対して、電話等により、保有個人情報の写しの作成に要する費用及び写しの郵送に要する切手を所管課に郵送するように連絡する。

イ 開示請求者から送金を受けた所管課は、郵送された費用を個人情報保護窓口に送付し、保有個人情報の写しに領収書を添えて開示請求者に郵送する。

3 手数料の徴収(個人情報保護窓口、所管課)

保有個人情報の開示に関する手数料は、無料とする。

4 費用の徴収(個人情報保護窓口、所管課)

保有個人情報の写しの交付に関する費用の徴収は、原則として個人情報保護窓口で行う。また、郵送を希望している場合は、開示請求者から郵送された写しの作成費用を個人情報保護窓口に送付し、領収書を添えて保有個人情報の写しを開示請求者に郵送する。

5 写しの作成に要する費用

規則第11条第1項の規定による。

6 第三者情報の開示決定等に係る事務

(1) 意見書提出機会の任意的付与

所管課は、開示請求に係る保有個人情報に第三者情報が含まれている場合において、開示決定等を行うに当たり、必要に応じて当該第三者の意見書を提出する機会を与えることができる。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア 第三者情報が不開示情報に該当すること又は不開示情報に該当しないことが明らかであるときは、第三者に対する意見書提出機会の付与は行わない。

イ 1件の保有個人情報の請求に多数の第三者情報が含まれているときは、必要な範囲の者に意見書を提出する機会を与える。

ウ 意見を求める事項

(ア) 保有個人情報を開示した場合に第三者にとって支障があるか否か

(イ) 支障がある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

エ 意見書提出機会の付与の方法

(ア) 個人情報開示決定等に係る意見照会書(以下「照会書」という。)により当該第三者に照会し、個人情報開示決定等に係る意見書(以下「意見書」という。)により意見を求める。なお、照会書には、返信用封筒を添付する。

(イ) 照会書の記入要領

a 「開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

開示等請求書の「開示、訂正等の請求に係る個人情報の名称又は内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

b 「個人情報に含まれているあなたの情報」欄

第三者の情報の内容を整理し、簡潔に記入する。ただし、第三者自身が自己の情報が実施機関に保有されていることを知らない場合もあるので、照会後に第三者から具体的な情報の提供を求められたときは、これに応えるよう努める。

c 「回答期限」欄

第三者が検討する期間を1週間以内とする。これに当該照会書を所管課が発送してから第三者に到達するまでの日数を考慮して回答期限を指定する。

(ウ) 意見書に所管課が記入する事項

a 「実施機関名」欄

実施機関名を記入する。

b 「開示請求に係る個人情報の名称又は内容」欄

開示等請求書の「開示、訂正等の請求に係る個人情報の名称又は内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

c 「個人情報に含まれている私の情報」欄

照会書の「個人情報に含まれているあなたの情報」欄の記入内容をそのまま転記する。

オ 所管課は、第三者から提出された意見を慎重に検討し、開示決定等を行うものとする。

(2) 意見書提出機会の義務的付与

所管課は、開示請求に係る保有個人情報に第三者情報が含まれている場合において、当該第三者情報が個人情報若しくは法人情報であるにもかかわらず人の生命、健康、生活又は財産を保護するため開示することが必要であると認めるとき又は不開示情報に該当するにもかかわらず公益上特に開示する必要があると認めるときは、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア 第三者の所在が判明しない場合は、意見書提出機会の付与は行わない。

イ 意見を求める事項

(ア) 保有個人情報を開示した場合に第三者にとって支障があるか否か。

(イ) 支障がある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

(ウ) その他

ウ 意見書提出機会の付与の方法

(ア) 個人情報開示決定等に係る意見書提出機会付与通知書(以下「付与通知書」という。)により当該第三者に照会し、意見書により意見を求める。なお、付与通知書には、返信用封筒を添付する。

(イ) 付与通知書の記入要領

a 「開示しようとする理由」欄

当該第三者情報が条例第15条第1号ただし書又は第17条のいずれの規定に該当することにより開示しようとしているのかを明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に記入する。なお、この欄すべて記入できないときは、別紙に記入する。

b その他については、前記(1)―エ―(イ)及び(ウ)に準じて取り扱う。

エ 所管課は、第三者から提出された意見書を慎重に検討し、開示決定等を行う。

(3) 第三者への公開決定の通知

ア 所管課は、第三者が開示に反対する旨の意見書を提出した場合において、直ちに、当該第三者に対し、個人情報開示決定第三者あて通知書により通知するものとする。

イ 個人情報開示決定第三者あて通知書の記入要領

(ア) 「区分」欄

決定の内容を記入する。

(イ) 「理由」欄

次の区分により記入する。

a 条例第20条第1項の規定により任意的付与を行った場合の通知

当該第三者から提出された意見が条例第15条に規定する不開示情報に該当しなかった理由を具体的かつ明確に記入する。

b 条例第20条第2項の規定により義務的付与を行った場合の通知

当該第三者情報が条例第15条第1号ただし書又は第17条のいずれの規定に該当することにより開示しようとしているのかを明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に記入する。その際は、既に開示に反対する意見書が提出され、争点が絞られていることを念頭に、当該第三者の理解が得られるように記入する。

(ウ) 「開示の期日」欄

期日までは記入するが、時間は記入しない。

(エ) その他については、前記(1)―エ―(イ)―a及びbに準じて取り扱う。

7 保有個人情報の開示の処理状況の把握(個人情報保護窓口、所管課)

所管課は、保有個人情報の開示等に係る請求の処理状況を個人情報開示、訂正等請求処理状況調書(様式第5号)に記録しておくものとし、保有個人情報の開示等の事務が完了した時点でその写しを個人情報保護窓口に送付する。

また、個人情報保護窓口は、送付された個人情報開示、訂正等請求処理状況調書により、本町の個人情報保護事務の処理状況を把握するものとする。

第4章 保有個人情報の訂正、削除又は目的外利用等の中止

第13 保有個人情報の訂正、削除又は目的外利用等の中止に係る事務

「第10 保有個人情報の開示に係る事務」の例による。ただし、次に掲げる事項については、一部異なる箇所があるので注意すること。

(1) 開示等請求書の記載内容の確認及び補正の指導(個人情報保護窓口)

「第10―6 開示等請求書の記載内容の確認及び補正の指導」の例によるが、「訂正、削除又は目的外利用等の中止を求める内容及び理由」欄は、訂正等を求める箇所又はその内容及び理由を記入してもらうこと。

(2) 訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料の提出(個人情報保護窓口)

訂正の請求の場合には、訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料の提出又は提示を求める。

第14 保有個人情報の訂正、削除又は目的外利用等の中止の決定に係る事務

「第11 保有個人情報の開示決定等に係る事務」の例による。ただし、次に掲げる事項については、一部異なる箇所があるので注意すること。

(1) 保有個人情報の内容の検討(所管課)

ア 訂正の請求

所管課は、訂正の請求があった場合は、訂正請求者から提出又は提示された「訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料」に基づき、次の(ア)から(ウ)までについて慎重に検討すること。

なお、訂正の対象となる保有個人情報は、客観的事実に関する事項である「事実の記載」に限られる。

(ア) 「訂正を求める内容が事実と合致することを証明する資料」の記載内容が事実であるか否か判断し、事実の記載であると認めたときは、請求の対象となった保有個人情報とその正誤を確認すること。

(イ) 請求の対象となった保有個人情報について、訂正する権限が実施機関にあるか否かを確認すること。

(ウ) 事実の記載について誤りを確認し、訂正する権限が実施機関にあると認めたときは、訂正する方法(修正、追加等の別)及び訂正する内容を検討すること。

イ 削除の請求

所管課は、削除の請求があった場合は、次の(ア)から(オ)までについて慎重に検討すること。

(ア) 請求の対象となった保有個人情報が、条例第5条第1項の規定に違反し、所掌する事務の目的達成に必要な範囲を超えて収集したものであるか否かを確認すること。

(イ) 請求の対象となった保有個人情報が、条例第5条第2項の規定に違反し、例外的に収集できるときに該当しないのに、収集禁止の個人情報を収集したものであるか否かを確認すること。

(ウ) 請求の対象となった保有個人情報が、条例第5条第1項及び第3項の規定に違反し、収集の目的を明らかにして本人から収集しなかったものであるか否かを確認すること。

(エ) 請求の対象となった保有個人情報について、削除する権限が実施機関にあるか否かを確認すること。

(オ) (ア)から(エ)までを確認し、削除する権限が実施機関にあると認めたときは、削除する方法(消去、抹消、廃棄等の別)及び削除する内容を検討すること。

ウ 目的外利用等の中止の請求

所管課は、目的外利用等の中止の請求があった場合は、次の(ア)から(エ)までについて慎重に検討すること。

(ア) 請求の対象となった保有個人情報が、条例第8条第1項の規定に違反し、収集の目的の範囲を超えて利用され、又は実施機関以外の者に提供されているか否かを確認すること。

(イ) 請求の対象となった保有個人情報が、条例第8条第1項の規定に違反し、例外的に目的外利用等ができるときに該当しないのに、目的外利用等をしているか否かを確認すること。

(ウ) 請求の対象となった保有個人情報について、目的外利用等の中止をする権限が実施機関にあるか否かを確認すること。

(エ) (ア)から(ウ)までを確認し、目的外利用等の中止をする権限が実施機関にあると認めたときは、中止する方法及び内容を検討すること。

(2) 決定内容の通知等(所管課)

訂正等請求者への訂正、削除及び目的外利用等の中止の決定の通知は、次に掲げる決定通知書により行うこととし、記入要領は、「第11―7 決定通知書及び延長通知書の記入要領」の例による。

なお、一部異なる箇所についての記入要領は、次のとおりとする。

ア 個人情報開示等決定通知書

(ア) 「開示の日時及び場所」欄

この欄は、記入を要しないので、斜線を引く。

(イ) 「訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をする内容」

請求に係る保有個人情報の訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をすることとした場合は、その決定に基づいて行った事務処理の内容を記入する。

イ 個人情報部分訂正等決定通知書

(ア) 「訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をする内容」欄

請求に係る保有個人情報の訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をすることとした部分を記入するとともに、その決定に基づいて行った事務処理の内容を記入する。

(イ) 「訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をしない内容及び理由」欄

請求に係る保有個人情報の訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をすることができない部分の概要を記入するとともに、その理由について記入する。

ウ 個人情報不開示等決定通知書

「訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をしない理由」欄

請求に係る保有個人情報の訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止の請求に応じない理由について記入する。

第15 保有個人情報の訂正、削除又は目的外利用等の中止の実施に係る事務

1 訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止の実施(所管課)

所管課は、訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止の決定をしたときは、速やかに当該保有個人情報の訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止をしなければならない。

2 関係課等への通知(所管課)

訂正又は削除をした所管課は、当該保有個人情報と同じ情報を有し、又は利用している関係課に対して、その内容を通知するものとする。また、当該保有個人情報を実施機関以外に外部提供している場合は、当該提供先にその内容を通知し、訂正又は削除を依頼するものとする。

第5章 救済の手続

第16 不服申立てがあった場合の事務

1 不服申立書の受付の窓口

不服申立書は、処分等を行った実施機関(処分庁)に対して提出される。しかし、その受付については、不服申立人の利便を考慮し、個人情報保護窓口において統一的に受け付けるものとする。

2 不服申立てに係る事務

(1) 不服申立ての方法

不服申立ては、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)第9条第1項の規定により書面(不服申立書)を提出しなければならないので、口頭や電話での不服申立ては認められない。したがって、口頭又は電話による場合には、単なる抗議、不満を伝えるにすぎない。開示、訂正等の請求者が、行政不服審査法に基づく不服申立てを行う意思があるときには、不服申立書を提出するように指導する。

(2) 不服申立書記載事項の確認

個人情報保護窓口は、不服申立書の提出を受けたときは、次のとおり確認するものとする。

ア あて名(実施機関名)

イ 不服申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

ウ 不服申立てに係る処分

エ 不服申立てに係る処分があったことを知った年月日

オ 不服申立ての趣旨及び理由

カ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

キ 不服申立ての年月日

ク 不服申立人が法人その他の団体であるとき、総代を互選したとき又は代理人によって不服申立てをするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

ケ 不服申立人(不服申立人が法人その他の団体であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって不服申立てをするときは代理人)の押印の有無

(3) 不服申立書の受付

ア 個人情報保護窓口は、前記(2)の手続が終了した後、不服申立書に受付印を押すとともに受付日及び受付番号を記入し、2部複写する。不服申立書の写し2部のうち1部を不服申立人に渡すものとする。

不服申立書3部の内訳は、次のとおりである。

・不服申立書原本(所管課用)

・不服申立書の写しのうち1部(個人情報保護窓口用)

・不服申立書の写しのうち他の1部(不服申立人用控え)

イ 処理経過が把握できるよう、個人情報開示、訂正等不服申立受付処理簿(様式第6号)に必要事項を記入する。

(4) 不服申立書の送付

個人情報保護窓口では、前記(1)から(3)までの手続が終了した後、個人情報開示、訂正等不服申立処理状況調書(様式第7号)を作成し、不服申立書の原本とともに、速やかに所管課に送付する。また、不服申立書の写し1部((3)で作成した写し2部のうちの個人情報保護窓口用)を保管する。

(5) 不服申立書の受理・審査(所管課)

所管課は、個人情報保護窓口から不服申立書の送付を受けたときは、速やかに、小鹿野町文書取扱規程等に基づき受理の手続を行うとともに、行政不服審査法に基づき、次の要件について審査するものとする。

ア 不服申立書の記載事項の審査

前記2―(2)に準じて審査する。

イ 不服申立期間等の審査

次の事項を審査する。

(ア) 不服申立人が原処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内の不服申立てか否か。

(イ) 原処分によって直接に自己の権利利益を害されたものか否か。

ウ 不服申立書の補正

不服申立てが不適当であり補正することができるものであるときは、相当の期間(2週間程度)を定めて、その補正を命ずる。

(6) 不服申立ての却下及び容認(所管課)

ア 不服申立ての却下の決定

所管課は、不服申立てが次の各号のいずれかに該当する場合は、当該不服申立てを却下する決定を行い、決定書を不服申立人に送付するとともに、その写しを個人情報保護窓口へ送付するものとする。

(ア) 不服申立期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して60日間)経過後に不服申立てがあった場合

(イ) 不服申立人の適格性を欠く場合

(ウ) 実施機関の補正命令に従わなかった場合

イ 不服申立てを容認する決定

所管課は、原処分について再検討を行い、その結果、不服申立てを容認し、全部を開示、訂正等しようとするときは、次のとおり処理するものとする。ただし、当該開示決定等について第三者からの反対の意見書が提出されていない場合に限る。

(ア) 実施機関の決裁により原処分を変更し、開示決定又は訂正等決定をする。

(イ) 開示決定書又は訂正等決定書(以下「決定書」という。)の決裁は、個人情報保護窓口を所管する課の課長(総合政策課長)の合議を受けるものとする。

(ウ) 個人情報開示等決定通知書の備考欄に「不服申立て容認による再決定」と記入する。

(エ) 個人情報開示等決定通知書及び決定書を不服申立人へ送付するとともに、その写しを個人情報保護窓口に送付するものとする。

(7) 審査会への諮問

所管課は、当該不服申立てを却下する場合及び容認する場合を除き、遅滞なく、小鹿野町情報公開・個人情報保護審査会に諮問する。

ア 諮問の方法

審査会に対する諮問については、個人情報開示、訂正等審査諮問書(様式第8号。以下「諮問書」という。)のほかに、次に掲げる書類を添付し、審査会の庶務を担当する課(総合政策課)に提出する。

(ア) 不服申立書及び添付書類の写し

(イ) 個人情報開示等請求書の写し

(ウ) 当該不服申立てに係る個人情報不開示等決定通知書、個人情報部分開示決定通知書又は個人情報部分訂正等決定通知書の写し

(エ) その他当該不服申立てについての審査を行う上で必要と認められる資料

イ 諮問した旨の通知(所管課)

所管課は、不服申立てについて、審査会に諮問したときは、次に掲げる者に対し、遅滞なく、個人情報開示、訂正等審査諮問通知書(様式第9号)により、諮問した旨を通知する。ただし、緊急を要する場合には、電話等によることができるものとする。

(ア) 不服申立人及び参加人

(イ) 開示請求者又は訂正等請求者

(ウ) 当該開示決定等について反対の意見書を提出した第三者

ウ 審査会に係る事務

審査会の庶務を担当する課(総合政策課)は、所管課と必要な協議及び調整を行い、速やかに、審査会に係る事務を行うものとする。

(8) 不服申立てに対する決定(所管課)

所管課は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該不服申立てに対する決定を行わなければならない。

決定手続は起案により行い、決定書の案に審査会からの答申を添付する。決裁は、それぞれの実施機関の事務決裁規則等の定めるところによって行うが、個人情報保護窓口を所管する課の課長(総合政策課)の合議を受けるものとする。

※ 条例第23条の不服申立てについては、不服申立てをした日から3箇月を過ぎても不服申立てについての決定をしないときは、行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)第8条第2項第1号の規定により、不服申立人が裁判所に処分の取消しの訴えを提起することも考えられるので留意すること。

(9) 決定書の送付

所管課は、速やかに、次の者に決定書を送付するとともに、2部複写し、1部を所管課で保管し、残りの1部を個人情報保護窓口(総合政策課)へ送付するものとする。なお、決定書の送付は、後日の紛争を防止するために配達証明扱いの郵便によるものとする。

ア 不服申立人及び参加人

イ 開示請求者又は訂正等請求者

ウ 当該開示決定等について反対の意見書を提出した第三者

(10) 第三者情報を開示する場合

ア 不服申立人が第三者である場合又は第三者が開示に反対の意思を表示した意見書を提出している場合において、当該第三者情報を開示することとなる決定をしたときは、第三者が当該決定に対し、行政不服審査法による不服申立て又は行政事件訴訟法による訴訟の提起ができるよう、当該決定の日と公開の日との間に2週間以上の期間を置く。ただし、迅速な公開の実施という条例本来の要請を勘案し、3週間以上は置かないものとする。

イ 当該第三者に対し、直ちに、個人情報開示決定第三者あて通知書により通知する。

ウ 個人情報開示決定第三者あて通知書の記入要領

(ア) 「理由」欄には、決定書に記載された理由を簡潔に記入する。

(イ) その他については、第12―6―(3)―イ―(ア)、(ウ)及び(エ)に準じて取り扱うものとする。

(11) 訂正等の実施

不服申立てを容認し原処分を変更し、訂正決定、削除決定、目的外利用の中止の決定又は外部提供の中止の決定を行ったときは、速やかに、不服申立てに係る保有個人情報の訂正、削除、目的外利用の中止又は外部提供の中止を行う。

(12) 決定通知書の送付(所管課)

ア 不服申立てを容認して原処分を変更する場合

所管課は、不服申立てに対する決定により原処分を変更したときは、個人情報開示等決定通知書、個人情報部分開示決定通知書、個人情報部分訂正等決定通知書又は個人情報不開示決定通知書の備考欄に「不服申立てに対する再決定」と記入した上で、当該通知書を決定書とともに開示請求者又は訂正等請求者へ送付する。また、当該通知書の写しを個人情報保護窓口(総合政策課)へ送付するものとする。

イ 不服申立てを棄却する場合

不服申立てを棄却したときは、所管課は、決定書を不服申立人に送付するとともに、その写しを個人情報保護窓口(総合政策課)へ送付するものとする。

(13) 保有個人情報開示、訂正等不服申立処理状況の把握(個人情報保護窓口、所管課)

所管課は、保有個人情報開示、訂正等不服申立ての処理状況を個人情報開示、訂正等不服申立処理状況調書(様式第7号)に記録しておくものとし、保有個人情報の不服申立て事務が完了した時点でその写しを個人情報保護窓口に送付する。

また、個人情報保護窓口は、送付された個人情報開示、訂正等不服申立処理状況調書により、本町の保有個人情報開示、訂正等不服申立て事務の処理状況を把握するものとする。

第6章 相談の申出

第17 個人情報の取扱いに係る相談の申出(個人情報保護窓口、所管課)

条例では、何人も、自己に関する保有個人情報が条例に違反して取り扱われていると認めた場合には、実施機関に対し、訂正、削除又は目的外利用等の中止の請求ができ、また、開示、訂正等の請求に対する開示決定等又は訂正決定等について不服がある場合には行政不服審査法に基づく不服申立てができるなど個人の権利利益の不適当な取扱いや不利益処分については、一定の救済制度を講じている。

しかしながら、実施機関の個人情報の取扱いの方法は多様であり、広範多岐にわたっていることや個人情報保護制度について町民の共通認識も形成されていない分野もあり、これら個人情報の取扱いについて町民から是正その他の措置を求める相談が寄せられることも考えられる。

そこで、条例では、相談の申出を受け、実施機関の個人情報の取扱いについて是正等可能なものは速やかに対応したり、必要に応じて審議会の意見を聴くことにより、制度の改善を図ろうとするものである。

第7章 不正行為等に対する措置

第18 個人情報の不正な取扱いに対する措置

実施機関は、その管轄下の業務に関わる個人情報の取扱いに関して、収集した目的の範囲を超える扱いとならないように努めると共に、正当な理由なく個人情報の複製、加工、譲り受け、借り受け、所持、譲り渡し又は貸し渡し等の行為を行ってはならない。

また、個人情報の取扱いを含む業務を外部へ委託した際の、その受託者に対する意識啓発や本要領に示した受託者の個人情報の取扱いに関する契約事項を参考に、事故や情報漏洩を生じさせないため、関係者に対し個人情報の取扱いに関する意識啓発、不適正取り扱い等に関する是正等に努めなければならない。

(1) 不正行為の検知

実施機関は、その管轄下の業務に関わる保有個人情報が小鹿野町個人情報保護条例第27条に規定する不正行為の事実を確認した場合、若しくは不正行為の情報を得た場合は、速やかに町長及び個人情報保護担当課へ報告を行わなければならない。これにより個人情報保護担当課は審議会の意見を拝聴し、必要に応じて以下の行為にあたる。

ア 当該行為の中止命令(条例第28条第1項関係)

不正複製行為の違反者に対し小鹿野町長名にて中止を命ずる。

イ 当該情報の提出及び消去命令等(条例第28条第2項関係)

不正複製行為の違反者に対し小鹿野町長名にて当該秘密個人情報ファイルの提出、複製情報の消去等を命ずる。

ウ 当該情報格納媒体の回収及び提出命令(条例第28条第3項関係)

不正に譲り渡し、貸し渡し行為の違反者に対し小鹿野町長名にて当該情報の提供先からの回収及び提出を命ずる。

エ 当該行為に対する報告の聴取(条例第29条関係)

条例第27条に規定する不正行為と認めるに足りる者に対して、当該行為に関する報告を聴取する。

オ 当該行為が行われた場所に関する立入検査

前項エに関連して、不正行為の把握を行うため当該の者の建物に立ち入り、帳簿、書類、記録媒体などの物件を検査させることができる。尚、その際の担当者は複数人で対応するものとし、その身分を示す証明書(個人情報保護に関する立入検査身分証明書(様式第10号))を随時携帯し関係人等への提示をしなければならない。

(2) 不正行為に関する公表

実施機関にて不正行為を検知し、その行為が真に不正であると認めるに足りる情報を得た際は、町はその事実を一般に公表しなければならない。その際は審議会の意見を聴くこととし、また、その不正行為の当事者に対し意見を述べる機会を与えるものとする。

2 町は、実施機関が管轄する保有個人情報以外の住民に関する個人情報を条例第27条に規定する不正行為又は個人情報の取扱いに関して著しい不正行為の事実を確認した場合、審議会等関係機関の意見を拝聴し、必要に応じて管轄業務の個人情報の取扱いに関係する不正行為同様に対応するものとする。

附 則

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成29年12月14日訓令第15号)

この訓令は、公布の日から施行する。

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小鹿野町個人情報保護事務処理要領

平成24年3月26日 訓令第2号

(平成29年12月14日施行)