○小鹿野町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年11月1日

告示第58号

(目的)

第1条 この告示は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条及び第11条の2に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、町民の個人情報を保護するとともに適切な事務の処理を図ることを目的とする。

(閲覧に供する書類)

第2条 閲覧に供する書類は、法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)とする。

2 前項の閲覧台帳は、大字別の五十音順に個人を単位として編集し、原則として4月、8月、12月の末日付けをもって作成する。

3 配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律(平成13年法律第31号)又はストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)の被害者のうち、その者に係る支援措置を行っている者については、第1項に定める閲覧台帳から除外する。ただし、国又は地方公共団体の機関の請求による閲覧の場合は、この限りでない。

(閲覧日時)

第3条 閲覧日時は、月曜日から金曜日までの午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。

2 前項の規定にかかわらず、国民の祝日、年末年始及び3月から5月までの間並びに事務の執行に支障をきたす場合は、閲覧を制限することができる。

(閲覧の予約)

第4条 閲覧にあたっては、あらかじめ電話又は来庁により閲覧を希望する日を予約しなければならない。ただし、法第11条の2第1項に規定する個人又は法人の申出による閲覧については、第8条に規定する審査を経た後でなければ閲覧の予約をすることができない。

2 閲覧の予約は閲覧を希望する日の1か月前から受け付けるものとし、1日につき1件を限度とする。

(閲覧人数)

第5条 閲覧できる人数は、1件の申請につき2名までとする。

(国又は地方公共団体の機関による閲覧の請求)

第6条 法第11条第1項に規定する国又は地方公共団体の機関による閲覧の請求(以下「閲覧の請求」という。)は、住民基本台帳閲覧申請書(様式第1号。犯罪捜査その他特別の事情により請求事由を明らかにすることが困難な場合にあっては様式第2号)又はこれに準ずる公文書を提出することにより行うものとする。

2 町長は、前項の国又は地方公共団体の機関に対し、当該閲覧の請求に係る請求事由を明らかにする書類の提出を求めることができる。

(個人又は法人による閲覧の申出)

第7条 法第11条の2第1項に規定する個人又は法人による閲覧の申出(以下「閲覧の申出」という。)は、次に掲げる書類を提出することにより行うものとする。

(1) 住民基本台帳閲覧申出書(様式第3号。申出者の印鑑登録に係る印鑑が押印されたもの。)

(2) 誓約書(様式第4号)

(3) 住民基本台帳閲覧申出書に押印された印鑑に係る印鑑登録証明書

(4) 閲覧の申出を行う者(以下「申出者」という。)が個人の場合は、次に掲げる書類

 申出者の住民基本台帳カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(有効期間内のものに限る。)の写し

 申出者又は申出者の所属する団体の活動を明らかにする資料(法第11条の2第1項第3号に係る閲覧の申出の場合を除く。)

(5) 申出者が法人の場合は、法人格を有することを証する書面(申出の日から3か月以内に発行されたものに限る。)及び事業概要等当該法人の活動を明らかにする資料

(6) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第20条に規定する安全管理措置義務を果たしていることを証する資料

(7) 法第11条の2第1項第1号に係る閲覧の申出にあっては、調査要項等当該申出者が行おうとする調査研究の内容のわかる資料

(8) 同項第2号に係る閲覧の申出にあっては、事業計画書等当該申出者が行おうとする地域住民の福祉の向上に寄与する活動の内容のわかる資料

(9) 同項第3号に係る閲覧の申出にあっては、営利以外の目的で居住関係の確認を行う必要があって他に手段がないことを示す資料

(10) 委託を受けて閲覧を行う申出者にあっては、委任状又は委託契約を証する書類

(11) その他町長が適当と認める書類

(申出の審査)

第8条 町長は、閲覧の申出があった場合は、法第11条の2第1項各号及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号。以下「公益性告示」という。)に照らし、当該閲覧の申出が相当であるか審査しなければならない。

2 法第11条の2第1項第3号に規定する町長が定めるものは、次の場合における居住関係の確認とする。

(1) 訴訟を提起するにあたり訴訟の相手方の住所を確認する必要があって他に手段がない場合

(2) 集合住宅の管理組合が管理業務を行うために当該集合住宅の居住者を確認する必要があって他に手段がない場合

(3) 郵便物が誤配される等の理由により自らの住所に他人が住所を置いている者がいないか確認する場合

(4) その他営利以外の目的で居住関係を確認する必要があって町長が相当と認める場合

3 町長は、個人である申出者から個人閲覧事項取扱者の指定の申出があった場合は、閲覧事項の利用目的を達成するために申出者が指定する者に閲覧事項を取り扱わせることが必要不可欠であり、かつ、閲覧事項の利用目的以外への利用並びに申出者、閲覧者及び個人閲覧事項取扱者以外の者への提供が行われるおそれがないと認めるときに限り、当該申出を認めるものとする。

(閲覧の拒否)

第9条 町長は、次に該当する場合は、閲覧を認めないものとする。

(1) 前条に規定する審査の結果、当該閲覧の申出が相当であると認められない場合

(2) 第6条又は第7条に規定する書類に不備があり補正を求めても応じない場合

(3) 第11条に規定する閲覧者の本人確認が行えない場合

(4) 過去において第12条に規定する遵守事項に違反した場合

(5) 既に閲覧者がいて、閲覧する環境が整わない場合

(6) その他、町長が当該閲覧の請求又は申出を拒むに足りる相当な理由があると認める場合

(通知)

第10条 町長は、申出者に対し、当該閲覧の申出に係る第8条第1項の審査の結果を住民基本台帳閲覧決定通知書(様式第5号)により通知するものとする。

(閲覧者の本人確認)

第11条 閲覧台帳の閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)は、閲覧を行う際に、次に掲げる書類を提示しなければならない。

(1) 法第11条に係る閲覧者にあっては国又は地方公共団体の職員証(本人の顔写真が貼付されたもの。顔写真がない場合にあっては、当該国又は地方公共団体の機関への電話照会等により職員であることを確認する。)

(2) 法第11条の2に係る閲覧者にあっては、第10条の住民基本台帳閲覧決定通知書及び次に掲げるいずれかの書類

 住民基本台帳カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の顔写真が貼付された有効期間内のものに限る。)

 郵便その他町長が適当と認める方法により当該閲覧者に文書で照会した回答書(様式第6号)及び町長が適当と認める書類

(閲覧者の遵守事項)

第12条 閲覧者は、閲覧に際し、次の事項を遵守しなければならない。

(1) 指定された場所で閲覧し、閲覧場所での飲食、喫煙及び携帯電話等の使用はしないこと。

(2) 閲覧台帳を書き写すときは、閲覧台帳の一部の抜き取り、汚損、毀損又は書き加えをしないこと。

(3) 他の名簿等を持ち込み、閲覧台帳と照合する等の行為をしないこと。

(4) 閲覧場所でのカメラ、複写機、録音機等の使用はしないこと。

(5) 閲覧により書き写した紙片等を閲覧後、直ちに職員に提示すること。

(6) 閲覧者は第1号で指定した場所を離れるときは、個人情報が漏洩しないよう措置すること。

(7) 職員の事務の妨げとなるような行為をしないこと。

(8) その他職員の指示に従うこと。

2 閲覧者が前項各号の遵守事項に違反したときは、職員は直ちに閲覧を中止させることができる。

(報告徴収)

第13条 申出者は、次に掲げる事項を町長に報告しなければならない。

(1) 法第11条の2第1項第1号に係る申出者にあっては、当該調査結果又は研究成果が報道又は公表されたときはその旨(報道又は公表されないこととなった場合を含む。)

(2) 同項第2号に係る申出者にあっては、当該地域住民の福祉の向上に寄与する活動が終了したときはその旨

(3) 閲覧事項を廃棄したときはその旨

(4) 1年以上にわたり閲覧事項を保有する申出者にあっては、当該年度における閲覧事項の管理の状況

(公表)

第14条 町長は、毎年少なくとも1回、閲覧の状況について、次に掲げる事項を広報等により公表しなければならない。

(1) 国又は地方公共団体の請求による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)については次に掲げる事項

 閲覧の請求をした国又は地方公共団体の機関の名称

 請求事由の概要

 閲覧年月日

 閲覧に係る住民の範囲

(2) 個人又は法人の申出による閲覧(法第11条の2第1項第3号に掲げるものを除く。)については次に掲げる事項

 申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)

 利用目的の概要

 閲覧年月日

 閲覧に係る住民の範囲

(閲覧手数料)

第15条 閲覧手数料は、小鹿野町手数料徴収条例(平成17年小鹿野町条例第59号)の定めるところによる。

附 則

この告示は、平成18年11月1日から施行する。

附 則(平成28年3月23日告示第17号)

(施行期日)

1 この告示は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この告示の施行前にされた行政庁の処分、その他の行為又はこの告示の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

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小鹿野町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要領

平成18年11月1日 告示第58号

(平成28年4月1日施行)