○小鹿野町情報公開事務処理要領

平成17年10月1日

訓令第9号

目次

第1章 総則(第1・第2)

第2章 町政情報の公開(第3・第4)

第3章 救済の手続(第5)

第4章 町政情報の任意的公開(第6)

附則

第1章 総則

第1 趣旨

この訓令は、小鹿野町情報公開条例(平成17年小鹿野町条例第9号。以下「条例」という。)に定める町政情報の公開及び町政情報の提供に係る事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2 所掌事務

1 総合政策課(情報公開窓口の事務を含む。)が所掌する事務

総合政策課が行う事務は、次のとおりとする。

(1) 情報公開についての案内及び相談に関すること。

(2) 情報公開に係る事務についての連絡調整に関すること。

(3) 情報公開の請求及び町政情報の任意的な公開の申出の受付に関すること。

(4) 情報公開の実施に係る費用の徴収等に関すること。

(5) 情報公開に係る不服申立ての受付に関すること。

(6) 情報の検索資料の整備及び閲覧に関すること。

(7) 小鹿野町情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に関すること。

(8) 小鹿野町情報公開・個人情報保護審議会に関すること。

(9) 小鹿野町情報公開・個人情報保護調整委員会(以下「調整委員会」という。)に関すること。

(10) 情報公開制度の運用状況の公表に関すること。

(11) その他情報公開制度に関すること。

2 所管課が所掌する事務

公開請求(公開の申出も含む。)に係る町政情報を作成し、又は取得した課(課相当の組織を含む。以下「所管課」という。)の行う事務は、次のとおりとする。

(1) 小鹿野町情報公開条例施行規則(平成17年小鹿野町規則第12号。以下「規則」という。)第3条第1項に定める町政情報公開請求書及び町政情報任意的公開申出書の受理に関すること。

(2) 公開請求又は申出に係る町政情報の検索に関すること。

(3) 公開請求に対する公開の可否の決定(以下「公開決定等」という。)及び決定通知に関すること。

(4) 申出に対する公開決定等及び回答に関すること。

(5) 第三者に対する意見書提出の機会の付与等に関すること。

(6) 町政情報の公開の実施及び公開実施時の職員の立会いに関すること。

(7) 情報公開に係る不服申立ての処理に関すること。

(8) 町政情報の検索資料の作成に関すること。

(9) 情報提供に関すること。

第2章 町政情報の公開

第3 情報公開についての案内及び相談

1 情報公開窓口の対応

情報公開についての案内及び相談は、原則として情報公開窓口において応じるものとする。

情報公開窓口では、町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が具体的にどのようなものであるかを聴取し、当該町政情報を特定するものとする。この場合において、情報提供で対応できるときは、条例による公開請求ではなく、従来から行ってきた行政サービスの一環としての情報提供で対応するものとする。

また、他の制度等により閲覧、縦覧等を行っている町政情報については、この条例は適用されない(条例第24条)ので、その旨を説明し、当該町政情報の閲覧、縦覧等を行う課等を紹介するものとする。

2 所管課の対応

町政情報の公開を請求しようとする者が、直接、所管課へ来た場合は、公開を求める町政情報が具体的にどのようなものかを聴取し、情報提供で対応すべきときは情報提供により対応し、この条例により対応すべきときは総合政策課に案内するものとする。

また、他の制度等により閲覧、縦覧等を行っている町政情報については、1の場合と同様に、その旨を説明し、当該町政情報の閲覧、縦覧等を行う課等を紹介するものとする。

第4 情報公開に係る事務

1 公開請求の受付に係る事務

(1) 町政情報の特定に必要な事項の聴取

情報公開窓口は、町政情報の公開を請求しようとする者から、公開請求に係る町政情報を特定するために必要な事項の聴き取りを行う。

また、聴き取りに際しては、町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が明らかに条例第7条各号のいずれかに該当するため、請求されても公開できないと思われる場合であっても、受付を拒否してはならない。ただし、その旨を説明することは差し支えない。また、説明した結果、請求を取りやめることになった場合は、受付を拒否したことにならない。

(2) 条例に基づく公開請求であることの確認

情報公開窓口では、次のアからオまでに掲げる事項の確認を行う。

ア 条例の対象となる情報であること。

町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が、条例第2条第2号に規定する町政情報であることを確認する。

イ 情報提供により対応している情報であるか否か。

従来から情報提供により対応している情報については、情報公開制度によらず、従来どおりの方法で対応すべきものであるから、町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が、従来から情報提供により対応している情報であるか否かを確認する。

ウ 他の制度等により閲覧等の定めがないこと。

条例第24条第1項の「他の法令等の規定により町政情報の閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本等の交付を受けることができる場合」及び同条第2項の「図書館等の施設において、町民の利用に供することを目的として管理している図書、図画等」については、この条例は適用しない。したがって、町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が、これらに該当しないことを確認する。

なお、町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が、これらに該当するものであって、この条例の適用を受けない場合は、担当する所管課等を紹介するなど、適切な案内に努めるものとする。

エ 公開請求権者であること。

町政情報の公開を請求しようとする者が、条例第5条各号に定める公開請求権者であることを確認する。

なお、町政情報の公開を請求しようとする者が公開請求権者でない場合には、条例第15条の「町政情報の任意的公開」により対応することとなるので、その旨を説明する。

※「第6 任意的公開に係る事務」参照

オ 条例適用日以後に作成し、又は取得した町政情報であること。

町政情報の公開を請求しようとする者の求める情報が、この条例の適用日(平成17年10月1日)以後に作成し、又は取得した町政情報であることを所管課に問い合わせるなどして確認する。

なお、当該町政情報が、この条例の適用日前に作成し、又は取得した町政情報である場合は、条例附則第3項の「承継された町政情報の任意的公開」により対応することとなるので、その旨を説明する。

※「第6 任意的公開に係る事務」参照

(3) 所管課の特定及び町政情報の特定

町政情報の特定は、原則として所管課に電話等で連絡し、担当者に情報公開窓口に来てもらった上で公開請求権者から請求の内容を聴き取り、ファイル基準表等で当該町政情報の有無、町政情報の名称、内容等について確認することにより行う。

なお、明らかに請求に係る町政情報を保有していないときは、その旨を説明するが、この場合でも公開請求書の受付を拒むことはできない。

(4) 公開請求書の記載内容の確認及び補正の指導

情報公開窓口は、町政情報の公開を求める公開請求権者に対し、町政情報の提出を求める。公開請求書の提出を受けた際は、書き漏れ、書き誤り、内容について不明確な点等を確認し、記載内容に不備がある場合には、公開請求権者に対し、当該箇所を補正するよう指導する。

ア 公開請求書記載事項の確認

公開請求書の提出を受けたときは、次のとおり確認するものとする。

(ア) 「住所・氏名・電話番号」欄の確認

後日、町政情報公開決定通知等を送付することになるので、正確に記入されていることを確認する。

特に、法人その他の団体からの請求にあっては、備考欄等を利用して、担当者の氏名、所属、電話番号等連絡するときに必要な事項も併せて記入するよう指導する。

(イ) 「町政情報の名称又は内容」欄の確認

請求に係る町政情報が特定できる程度に具体的に記載されていることを確認する。この場合、必要に応じてファイル基準表等を参照したり、所管課に照会するなどして町政情報が特定できることを確認する。

(ウ) 「公開方法の区分」欄の確認

閲覧、視聴、写しの交付のいずれかの□にレ印があることを確認する。閲覧及び写しの交付の両方を望む場合は、両方の□にレ印を記入する。更に、郵送希望の場合の有無についても確認する。

(エ) 「請求者の区分」欄の確認

公開請求権者は、条例第5条の規定により請求者の区分欄のいずれかに必ず該当するので、該当する項目の□にレ印が記入されていることを確認する。

条例第5条第2号から第4号に該当する町内への通勤・通学者、町内に事業所等を有する者については、それぞれの名称、所在地が記入されていることを確認する。同条第5号の「実施機関が行う事務事業に利害関係を有する者」については、利害関係の内容が記入されていることを確認する。この場合においては、記入された内容から実施機関が行う事務事業にどのような利害関係を有するかが確認できる程度に具体的に記載されているかどうかを確認する。

イ 公開請求書の補正

(ア) 公開請求書に必要事項が記入されていない場合、不鮮明又は不明確な箇所がある場合その他の形式上の不備がある場合は、公開請求者に対し、その箇所を、直ちに、訂正し、又は補正するよう求めるものとする。この場合において、公開請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(イ) 補正が即時に行えないときは、公開請求書を公開請求者に返却し、請求をし直すよう指導するものとする。ただし、公開請求者がこれを拒んだときは、この限りでない。

(ウ) 郵送されてきた公開請求書については、公開請求者に連絡を取り、了解を得た上で情報公開窓口の職員が補正する。

(5) 公開請求書の受付

情報公開窓口は、前記(1)から(4)までの手続が終了した後、公開請求書に受付印を押すとともに受付日及び受付番号を記入し、2部複写する。

公開請求書3部の内訳は次のとおりである。

・公開請求書原本(所管課用)

・公開請求書の写しのうち1部(情報公開窓口用)

・公開請求書の写しのうち他の1部(公開請求者用控え)

受付に当たっては、次の点に留意すること。

ア 所定の公開請求書以外の用紙による公開請求の受付

規則第3条第1項に定める所定の公開請求書の様式以外による公開請求であっても、公開請求書に記載すべき事項がすべて記載されていて、公開請求に係る町政情報が特定できるときは受け付けるものとする。

イ 郵送による公開請求書の受付

郵送による公開請求の場合も情報公開窓口が統一的に受付を行う。したがって、所管課に町政情報の公開請求をしようとする者から直接送付された公開請求書は、所管課の収受手続をとらないで、直ちに情報公開窓口に転送する。

また、ファクシミリやEメールによる公開請求も受け付けるものとする。

ウ 電話又は口頭による公開請求の取扱い

条例第6条により公開請求書の提出が義務付けられていることから、電話又は口頭による公開請求は認めない。

電話又は口頭による公開請求に対しては、公開請求書によるよう指導するものとする。

エ 代理人による公開請求の受付

公開請求手続は、原則として本人が行うこととするが、代理人が委任状等を持参した場合には、代理人による公開請求を認め受け付ける。

公開請求者が15歳未満の者であるとき又は成年被後見人であるときは、その法定代理人の請求とし、それぞれの関係(本来の公開請求者の住所、氏名、年齢及びその者の事実上の公開請求者である法定代理人との関係)を備考欄に記入させるものとする。

オ 公開請求書を受け付けない場合

(ア) 公開請求の対象が、条例第2条第2号の町政情報に該当しない場合

(イ) 公開を請求した者が、条例第5条各号の公開請求権者でない場合

(ウ) 公開を請求された町政情報が、条例第24条第1項又は第2項のいずれかに該当し、他の制度等により閲覧等が可能な場合

(エ) 公開を請求された町政情報が、この条例の適用日(平成17年10月1日)前に作成し、又は取得したものである場合

(オ) 公開を請求された町政情報が、従来から情報提供で対応している情報である場合

(カ) 公開請求者が15歳未満又は成年被後見人で、親権者又は法定代理人によらない場合(小・中学生の宿題など軽易なもので、従来から情報提供として対応してきたものについては、従来どおりの対応をする。)

これらの公開請求に対しても、他の方法等により請求の趣旨に添った情報を提供しうる場合には、可能な限り公開請求者の利便を図るよう努めるものとする。

例えば、(イ)、(エ)の場合には情報の任意的公開(「第6 任意的公開に係る事務」参照)で対応するとか、(ウ)、(オ)の場合には、当該町政情報を取り扱っている課等を紹介するなどの対応をする。

カ 処理経過が把握できるよう、町政情報公開請求(申出)書受付処理簿(様式第1号)に必要事項を記入する。

(6) 公開請求書を受け付けたときの説明

情報公開窓口は、公開請求書を受け付けたとき、公開請求書の写し1部((5)で作成した写し2部のうちの公開請求者用控え)を公開請求者に渡し、次の事項について説明する。

ア 公開決定等までの期間について

公開決定等は、原則として公開請求のあった日から起算して15日以内に行うものであること(条例第11条第1項)。ただし、やむを得ない理由により15日以内に決定できない場合は、その理由と決定できる時期を書面により公開請求者に通知するものであること(条例第11条第4項)。

更に、公開請求が著しく大量であるため、公開請求があった日から起算して60日以内にそのすべてを公開決定等することにより事務の執行に著しい支障を生ずるおそれがある場合には、町政情報の公開決定等の期限の特例を適用する旨及びその理由等を書面により公開請求者に通知するものであること(条例第12条)。

イ 決定内容の通知について

決定内容については、決定後、書面により公開請求者に通知するものであること。

公開の日時又は非公開(部分公開の場合を含む。)の理由は、当該通知に記載するものであること。

なお、公開の日時については、公開請求者と相談し決定するものとする。

ウ 費用負担について

公開請求権者からの公開請求に係る手数料は、無料であること。

町政情報の写しの交付を希望する場合は交付に要する費用を、写しの郵送を希望する場合は交付に要する費用と当該郵送料を、それぞれ公開請求者が負担しなければならないこと(条例第16条)。

(7) 所管課への公開請求書の送付

情報公開窓口では、前記(1)から(6)までの手続が終了した後、町政情報公開請求(申出)処理状況調書(様式第2号)を作成し、公開請求書の原本とともに、速やかに所管課に送付する。また、公開請求書の写し1部((5)で作成した写し2部のうちの情報公開窓口用)を保管する。

2 公開決定等に係る事務(所管課)

【公開決定等】

公開請求に係る町政情報に条例第7条各号の非公開情報が含まれているか否かを判断し、公開請求に係る町政情報を公開するか否かを決定することをいう。

【決定権者】

公開決定等は、実施機関が行う(条例第11条第1項)。具体的な決定(専決)権者は、それぞれの実施機関の事務専決規程等の定めるところによる。

【決定期間】

公開決定等は、公開請求のあった日から起算して15日以内に行わなければならない。(条例第11条第1項)。また、所管課は条例の趣旨を尊重して、所定の手続を迅速に進め、できる限り早い時期に公開の可否を決定しなければならない。町政情報を容易に検索でき問題なく公開できる場合は、速やかに公開するよう努めるものとする。

なお、決定期間の起算日である「公開請求のあった日」とは、情報公開窓口において公開請求書を受け付けた日をいう。

(1) 公開請求書の受理

所管課は、情報公開窓口から公開請求書の送付を受けたときは、当該公開請求書が条例第6条及び規則第3条の要件を満たすものであることを確認した上で、情報公開窓口が受け付けた日を受理年月日として受理の手続を行う。

具体的には、小鹿野町文書取扱規程(平成17年小鹿野町訓令第5号)等の規定により、収受印を押し、文書収受発送簿に記載する。

(2) 公開請求に係る町政情報の検索

所管課は、送付された公開請求書の内容を確認の上、当該公開請求書に係る町政情報を検索し、取り出す。

(3) 町政情報の内容の検討

ア 非公開情報の検討

所管課は、公開請求に係る町政情報に条例第7条各号のいずれかに該当する非公開情報が含まれているかどうかについて、十分に検討する。

イ 第三者に関する情報の検討

公開請求に係る町政情報に第三者に関する情報が含まれているときは、当該第三者の権利利益の侵害を防ぐため、第4―4により処理する。

ウ 非公開理由の明確化

公開請求に係る町政情報を非公開と決定した場合は、その決定に対し、不服申立てがなされる可能性があり、更に訴訟に発展することも考えられるので、決定に当たっては慎重に検討する。また、公開請求に係る町政情報を非公開と判断するに当たっては、その理由を明確にしておかなければならない。

(4) 内部調整

ア 関係課との協議調整

公開請求に係る町政情報の内容が所管課以外の課に関係するときは、当該関係課と協議・調整する。

イ 小鹿野町情報公開・個人情報保護調整委員会

公開決定等が困難な場合、その決定が今後の先例になるおそれがある場合、関係課との協議が整わない場合等については、内部調整機関である調整委員会に調整を求める。

(5) 公開請求に対する公開決定等

所管課は、前記(1)から(4)までの手続を終了した後、起案により公開決定等の手続を行う。その際、起案文書には次に掲げる書類を添付する。

また、やむを得ない理由により、公開決定等が15日以内にできず、期間を延長するとき又は公開請求に係る町政情報が著しく大量であるため、60日以内にそのすべてを公開決定等することにより事務の執行に著しく支障を生ずるおそれがあるときも同様に起案し、決裁を受けるものとする。

ア 決定通知書(規則第4条第1項第1号から第3号までに規定する「町政情報公開決定通知書」、「町政情報部分公開決定通知書」及び「町政情報非公開決定通知書」をいう。以下同じ。)又は延長通知書(規則第4条第2項に規定する「町政情報公開決定等期間延長通知書」をいう。以下同じ。)若しくは特例適用通知書(規則第4条第3項に規定する「町政情報公開決定等の期限の特例適用通知書」をいう。以下同じ。)

イ 公開請求書(延長通知書又は特例適用通知書の場合は、公開請求書の写し)

ウ 公開請求に係る町政情報又はその写し

部分公開を決定するときは、公開部分と非公開部分が区分できるようにする。また、町政情報の写しを添付しようとする場合で、その写しが多量になる場合は、その概要を記載した書類を添付するものとする。

エ 町政情報公開決定等に係る意見書(公開請求された町政情報の中に含まれた第三者に関する情報について当該第三者の意見を聴取した場合に作成するもの)

オ その他公開決定等に関する参考資料

決裁に当たっては、情報公開窓口を所管する課の課長(総合政策課長)の合議を受けるものとする。

(6) 公開決定等の内容の通知

所管課は、前記(5)により決定した内容について、決定通知書で公開請求者に通知するものとする。この場合、当該決定通知書を複写により原本のほか2部作成し、1部を所管課控えとし、1部を情報公開窓口(総合政策課)に送付するものとする。

(7) 決定通知書、延長通知書及び特例適用通知書の記入要領

ア 共通している事項

(ア) 文書記号、文書番号及び年月日

文書記号及び文書番号は、小鹿野町文書取扱規程等に基づいて記入する。

具体的には、所管課の文書記号と公開請求書の収受番号を記入する。

年月日は、当該決定をした日を記入する。

(イ) 発信者名

それぞれの実施機関の代表者名をもって発信する。

(ウ) 請求年月日(本文冒頭に記入する年月日)

請求書の受付年月日を記入する。

(エ) 「公開請求に係る町政情報の名称又は内容」欄

公開請求書の「町政情報の名称又は内容」欄に記入してあるとおり転記する。

(オ) 「担当課」欄

所管課の課名及び係名並びに電話番号を記入する。

(カ) 「備考」欄

公開請求者に対して連絡が必要な場合、その他必要に応じて記入する。

イ 町政情報公開決定通知書

「町政情報の公開の日時及び場所」欄の「日時」欄には、実施機関が指定する年月日及び時間を記入する。日時の指定に当たっては、当該決定通知書が公開請求者に到達するまでの日数を考慮するとともに、あらかじめ電話等により公開請求者と連絡を取り、公開請求者の都合のよい日時を指定するようにする。

なお、公開の時間については、通常の勤務時間内とする。

「場所」欄には、原則として情報公開窓口(総合政策課)を指定する。ただし、郵送による場合は、この欄の記入を要しないので斜線を引く。

ウ 町政情報部分公開決定通知書

(ア) 不服申立て先

本文「なお書」中にある不服申立て先は、当該決定を行った実施機関の名称を記入する。

(イ) 「町政情報の公開の日時及び場所」欄

前記イの「町政情報の公開の日時及び場所」欄の記入と同じ要領で記入する。

(ウ) 「公開することができない部分及び理由」欄

公開することができない部分の概要を記載するとともに、当該部分に含まれている町政情報が条例第7条各号のいずれに該当するかを明記し(該当する号が複数あるときは、それぞれ該当する号を明記する。)、該当する理由を具体的に記入する。

【記入例】

(公開することができない部分の概要)

・特定の個人の住所、氏名、経歴、年収、電話番号に関する情報

(理由)

・特定の個人が識別される情報であり、特定個人のプライバシーが侵害されると認められるため非公開とします。

(エ) 「※町政情報を公開することができる時期」欄

当該町政情報の非公開とした部分について公開できるようになる時期が近い将来(おおむね1年以内)に到来し、かつ、その時期が明示できる場合に記入する(エ(ウ)参照)。

エ 町政情報非公開決定通知書

(ア) 不服申立て先

本文「なお書」中にある不服申立て先は、当該決定を行った実施機関の名称を記入する。

(イ) 「公開することができない理由」欄

当該町政情報に含まれている情報が条例第7条各号のいずれに該当するかを明記し(該当する号が複数あるときは、それぞれ該当する号を明記する。)、該当する理由を具体的に記入する。

(ウ) 「※町政情報を公開することができる時期」欄

当該町政情報が公開できるようになる時期が近い将来(おおむね1年以内)に到来し、かつ、その時期が明示できる場合に記入する。

【記入例】

(理由)

・公開請求のあった本町の人事に関する情報は、発令前の情報であり、現時点で公開することは、公正かつ円滑な人事の確保に支障を及ぼすおそれがあると認められるため非公開とします。

(※町政情報を公開することができる時期)

・平成○年○月○日以後であれば、公開請求に係る町政情報を公開することができますので、同日以後に改めて公開の請求をしてください。

オ 町政情報公開決定等期間延長通知書

(ア) 「条例第11条第1項に規定する公開決定等をする期間」欄

公開請求書の受付日(町政情報の公開の請求があった日)と受付日から起算して15日経過した日(補正を求めた場合は、当該補正に要した日数は算入しない。)を記入する。

【記入例】

公開の請求が平成○年5月1日にあった場合

(補正を求めなかったとき。)

平成○年5月1日から平成○年5月15日まで

(補正を求めたとき。)

(補正に要した期間 平成○年5月1日から平成○年5月10日)

平成○年5月1日から平成○年5月25日まで

(イ) 「延長する理由」欄

期間の延長を必要とする理由を具体的に記入する。

【記入例】

(延長する理由)

・平成○年○月○日から○月○日までの間、○○○事業について、○○省の監査が行われており、○○○(公開請求のあった町政情報の名称)は、関係書類として提出しているため、公開の可否について決定ができません。

(ウ) 「延長後の公開決定等をする期間」欄

公開決定等を行うことができる期間を記入する。再延長することのないよう、期間の設定に当たっては十分検討する。

※ 公開決定等の期間は、やむを得ない理由による場合には公開請求のあった日から起算して60日以内に限り延長することができるが、延長する期間は必要最小限とすること。

カ 町政情報公開決定等の期限の特例適用通知書

(ア) 「町政情報のうち相当の部分について公開決定等をする期間」欄

公開請求に係る町政情報のうち相当の部分について公開決定等をする期間(公開請求のあった日から60日以内)を記入する。

(イ) 「残りの町政情報について公開決定等をする期限」欄

残りの町政情報について公開決定等をする期限を記入する。

(ウ) 「大量請求により決定期限を延長する理由」欄

決定期限の延長を必要とする理由を具体的に記入する。

(8) 公開まで準備等

所管課は、公開請求に係る町政情報の公開又は部分公開の決定をした場合は、公開請求者に通知した日時及び場所において円滑に公開事務が執行できるように準備する。

ア 閲覧による公開を行う場合の準備

公開請求に係る町政情報の原本を直接公開することが適当でない場合(条例第14条第2項)は、当該町政情報の写しを用意し、その写しにより公開する(この場合においては、写しの余白又は別紙を用いて写しであることの表示を行う。)。

原本を直接公開することが適当でない場合とは、次のようなときである。

(ア) 当該町政情報の保存に支障が生ずる(汚損し、又は破損する)おそれがあると認めるとき。

(イ) 当該町政情報が、日常業務に頻繁に使用されるものであり、原本を公開することにより業務に支障があるとき。また、公開請求に係る町政情報がフィルム、磁気テープ、磁気ディスク等であるときは、当該フィルム、磁気テープ、磁気ディスク等から出力したものを用意する。

イ 写しの交付を希望している場合の準備

写しの交付による公開の場合は、あらかじめ当該町政情報の写しを作成して用意する(この場合においては、写しの余白又は別紙を用いて写しであることの表示を行う。)。

ウ 部分公開を行う場合の準備

(ア) 公開部分と非公開部分とが別のページに記載されているなど容易に取り外せる場合は、非公開部分を取り外す。

(イ) 公開部分と非公開部分とが同一ページに記載されているなど容易に取り外せない場合は、原本を複写した後、非公開部分を黒く塗りつぶし、更にそれを複写したものを用意する。

なお、公開請求された町政情報とそれ以外の情報が、同一ページに記載されている場合は、原則として、公開請求された情報以外の情報を覆って複写したものを用意する。

※ 公開できる部分を公開することで、公開請求の趣旨を損なわない程度に情報として意味があるものに限り部分公開すること(条例第8条第1項)。

エ 公開請求者から公開の日時の変更について連絡を受けたとき。

所管課は、公開請求者から公開の日時の変更の連絡を受けたときは、公開請求者の都合のよい日時を指定し、情報公開窓口に連絡する。この場合において、所管課及び情報公開窓口は、決定通知の「町政情報の公開の日時及び場所」欄に記入されている日時を変更するとともに、決定通知書の「備考」欄に変更を決定した日とその経緯について記入する。

【記入例】

(備考)

・平成○年○月○日、公開請求者の希望により(電話、来庁その他により連絡)、公開の日を○月○日から○月△日に変更した。なお、時間については変更なし。

3 公開の実施に係る事務

(1) 公開請求者の確認(所管課)

所管課は、情報公開のために来庁した者に対し、既に公開請求者あてに送付してある町政情報公開決定通知書又は町政情報部分公開決定通知書の提示を求め、公開請求者本人であることを確認する。来庁者が当該決定通知書を持参しなかったときは、原則として自動車免許証、健康保険証等(本人であることを確認できる書類)の提示を求め、必要に応じ公開請求者の生年月日、住所等を聴取し、本人であることを確認する。

(2) 町政情報の公開の実施(所管課)

ア 公開に際しての基本的事項

所管課は、公開請求者の確認を終了した後、公開請求者に対し速やかに町政情報を閲覧に供し、又は写しを交付しなければならない。この場合、所管課職員は、町政情報の内容を理解してもらうため、必要な説明を行うものとする。説明に際して、特に部分公開の場合には非公開部分の内容が明白にならないように注意する。

イ 閲覧文書の取扱い

町政情報の閲覧に際して、町政情報を閲覧する者が、当該町政情報を汚損し、又は破損するおそれのある場合は、町政情報の閲覧を中止し、又は禁止することができる(規則第5条第3項)ので、そのような場合に、所管課職員は必要な措置を講じなければならない。

ウ 町政情報の公開方法の変更

町政情報の公開方法は公開請求者の希望するところによるが、町政情報公開請求書を提出した後に公開方法の変更希望があった場合には、原則として公開請求者の変更希望を受け入れるものとする。この場合において、所管課は、町政情報公開請求書の原本の「公開方法の区分」欄を訂正し、その旨を備考欄に記入し、情報公開窓口に連絡する。

【記入例】

※ 当初において閲覧のみを希望していた者が、その後において閲覧及び写しの交付を希望した場合

(備考)

・平成○年○月○日 公開請求者の希望により(電話、来庁その他により連絡)、公開方法に写しの交付を加える。

エ 写しの交付

町政情報の写しの交付部数は、公開請求のあった町政情報1件につき1部とする(規則第5条第4項)。

オ 郵送による公開

公開請求者が町政情報の写しの郵送を希望している場合には、次の手順により公開を実施する。

(ア) 公開請求者に対して、電話等により、町政情報の写しの作成に要する費用及び写しの郵送に要する切手を所管課に郵送するように連絡する。

(イ) 公開請求者から送金を受けた所管課は、郵送された費用を情報公開窓口に送付し、町政情報の写しに領収書を添えて公開請求者に郵送する。

(3) 費用の徴収(情報公開窓口、所管課)

町政情報の写しの交付に関する費用の徴収は、原則として情報公開窓口で行う。また、郵送を希望している場合は、公開請求者から郵送された写しの作成費用を情報公開窓口に送付し、領収書を添えて町政情報の写しを公開請求者に郵送する。

(4) 写しの作成に要する費用

・写しの作成に要する費用 規則第6条第1項の規定による。

4 第三者情報の公開決定等に係る事務

(1) 意見書提出機会の任意的付与

所管課は、公開請求に係る町政情報に第三者情報が含まれている場合において、公開決定等を行うに当たり、必要に応じて当該第三者の意見書を提出する機会を与えることができる。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア 第三者情報が非公開情報に該当すること又は非公開情報に該当しないことが明らかであるときは、第三者に対する意見書提出機会の付与は行わない。

イ 1件の町政情報の請求に多数の第三者情報が含まれているときは、必要な範囲の者に意見書を提出する機会を与える。

ウ 意見を求める事項

(ア) 町政情報を公開した場合に第三者にとって支障があるか否か

(イ) 支障がある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

エ 意見書提出機会の付与の方法

(ア) 町政情報公開決定等に係る意見照会書(以下「照会書」という。)により当該第三者に照会し、町政情報公開決定等に係る意見書(以下「意見書」という。)により意見を求める。なお、照会書には、返信用封筒を添付する。

(イ) 照会書の記入要領

a 「公開請求に係る町政情報の名称又は内容」欄

公開請求書の「町政情報の名称又は内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

b 「町政情報に含まれているあなたの情報」欄

第三者の情報の内容を整理し、簡潔に記入する。ただし、第三者自身が自己の情報が実施機関に保有されていることを知らない場合もあるので、照会後に第三者から具体的な情報の提供を求められたときは、これに応えるよう努める。

c 「回答期限」欄

第三者が検討する期間を1週間以内とする。これに当該照会書を所管課が発送してから第三者に到達するまでの日数を考慮して回答期限を指定する。

(ウ) 意見書に所管課が記入する事項

a 「実施機関名」欄

実施機関名を記入する。

b 「公開請求に係る町政情報の名称又は内容」欄

公開請求書の「町政情報の名称又は内容」欄の記入内容をそのまま転記する。

c 「町政情報に含まれている私の情報」欄

照会書の「町政情報に含まれているあなたの情報」欄の記入内容をそのまま転記する。

オ 所管課は、第三者から提出された意見を慎重に検討し、公開決定等を行うものとする。

(2) 意見書提出機会の義務的付与

所管課は、公開請求に係る町政情報に第三者情報が含まれている場合において、当該第三者情報が個人情報若しくは法人情報であるにもかかわらず人の生命、健康、生活又は財産を保護するため公開することが必要であると認めるとき又は非公開情報に該当するにもかかわらず公益上特に公開する必要があると認めるときは、当該第三者に意見書を提出する機会を与えなければならない。この場合の手続は、次のとおり行うものとする。

ア 第三者の所在が判明しない場合は、意見書提出機会の付与は行わない。

イ 意見を求める事項

(ア) 町政情報を公開した場合に第三者にとって支障があるか否か。

(イ) 支障がある場合の理由(個人の権利利益の侵害、法人その他の団体が受ける不利益、国や他の地方公共団体との協力関係への影響その他)

(ウ) その他

ウ 意見書提出機会の付与の方法

(ア) 町政情報公開決定等に係る意見書提出機会付与通知書(以下「付与通知書」という。)により当該第三者に照会し、意見書により意見を求める。なお、付与通知書には、返信用封筒を添付する。

(イ) 付与通知書の記入要領

a 「公開しようとする理由」欄

当該第三者情報が条例第7条第1号エ同条第2号ただし書又は第9条のいずれの規定に該当することにより公開しようとしているのかを明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に記入する。なお、この欄にすべて記入できないときは、別紙に記入する。

b その他については、前記(1)―エ―(イ)及び(ウ)に準じて取り扱うものとする。

エ 所管課は、第三者から提出された意見書を慎重に検討し、公開決定等を行うものとする。

(3) 第三者への公開決定の通知

ア 所管課は、第三者が公開に反対する旨の意見書を提出した場合において、直ちに、当該第三者に対し、町政情報公開決定第三者あて通知書により通知するものとする。

イ 町政情報公開決定第三者あて通知書の記入要領

(ア) 「区分」欄

決定の内容を記入する。

(イ) 「理由」欄

次の区分により記入する。

a 条例第13条第1項の規定により任意的付与を行った場合の通知

当該第三者から提出された意見が条例第7条に規定する非公開情報に該当しなかった理由を具体的かつ明確に記入する。

b 条例第13条第2項の規定により義務的付与を行った場合の通知

当該第三者情報が条例第7条第1号エ同条第2号ただし書又は第9条のいずれの規定に該当することにより公開しようとしているのかを明示し、併せてその理由を具体的かつ明確に記入する。その際は、既に公開に反対する意見書が提出され、争点が絞られていることを念頭に、当該第三者の理解が得られるように記入する。

(ウ) 「公開の期日」欄

期日までは記入するが、時間は記入しない。

(エ) その他については、前記(1)―エ―(イ)―a及びbに準じて取り扱う。

5 町政情報公開請求の処理状況の把握(情報公開窓口、所管課)

所管課は、町政情報の公開に係る請求の処理状況を町政情報公開請求(申出)処理状況調書(様式第2号)に記録しておくものとし、町政情報の公開事務が完了した時点でその写しを情報公開窓口に送付する。

また、情報公開窓口は、送付された町政情報公開請求(申出)処理状況調書により、本町の情報公開事務の処理状況を把握するものとする。

第3章 救済の手続

第5 不服申立てがあった場合の事務

1 不服申立書の受付の窓口

不服申立書は、処分等を行った実施機関(処分庁)に対して提出される。しかし、その受付については、不服申立人の利便を考慮し、情報公開窓口において統一的に受け付けるものとする。

2 不服申立てに係る事務

(1) 不服申立ての方法

不服申立ては、行政不服審査法(昭和37年法律第160号)第9条第1項の規定により書面(不服申立書)を提出しなければならないので、口頭や電話での不服申立ては認められない。したがって、口頭又は電話による場合には、単なる抗議、不満を伝えるにすぎない。公開請求者が、行政不服審査法に基づく不服申立てを行う意思があるときには、不服申立書を提出するように指導する。

(2) 不服申立書記載事項の確認

情報公開窓口は、不服申立書の提出を受けたときは、次のとおり確認するものとする。

ア あて名(実施機関名)

イ 不服申立人の氏名及び年齢又は名称並びに住所

ウ 不服申立てに係る処分

エ 不服申立てに係る処分があったことを知った年月日

オ 不服申立ての趣旨及び理由

カ 処分庁(実施機関)の教示の有無及びその内容

キ 不服申立ての年月日

ク 不服申立人が法人その他の団体であるとき、総代を互選したとき又は代理人によって不服申立てをするときは、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所

ケ 不服申立人(不服申立人が法人その他の団体であるときは代表者又は管理人、総代を互選したときは総代、代理人によって不服申立てをするときは代理人)の押印の有無

(3) 不服申立書の受付

ア 情報公開窓口は、前記(2)の手続が終了した後、不服申立書に受付印を押すとともに受付日及び受付番号を記入し、2部複写する。不服申立書の写し2部のうち1部を不服申立人に渡すものとする。

不服申立書3部の内訳は次のとおりである。

・不服申立書原本(所管課用)

・不服申立書の写しのうち1部(情報公開窓口用)

・不服申立書の写しのうち他の1部(不服申立人用控え)

イ 処理経過が把握できるよう、町政情報公開不服申立受付処理簿(様式第3号)に必要事項を記入する。

(4) 不服申立書の送付

情報公開窓口では、前記(1)から(3)までの手続が終了した後、町政情報公開不服申立処理状況調書(様式第4号)を作成し、不服申立書の原本とともに、速やかに所管課に送付する。また、不服申立書の写し1部((3)で作成した写し2部のうちの情報公開窓口用)を保管する。

(5) 不服申立書の受理・審査(所管課)

所管課は、情報公開窓口から不服申立書の送付を受けたときは、速やかに、小鹿野町文書取扱規程等に基づき受理の手続を行うとともに、行政不服審査法に基づき、次の要件について審査するものとする。

ア 不服申立書の記載事項の審査

前記2―(2)に準じて審査する。

イ 不服申立期間等の審査

次の事項を審査する。

(ア) 不服申立人が原処分があったことを知った日の翌日から起算して60日以内の不服申立てか否か。

(イ) 原処分によって直後に自己の権利利害を害されたものか否か。

ウ 不服申立書の補正

不服申立てが不適当であり補正することができるものであるときは、相当の期間(2週間程度)を定めて、その補正を命ずる。

(6) 不服申立ての却下及び容認(所管課)

ア 不服申立ての却下の決定

所管課は、不服申立てが次の各号のいずれかに該当する場合は、当該不服申立てを却下する決定を行い、決定書を不服申立人に送付するとともに、その写しを情報公開窓口へ送付するものとする。

(ア) 不服申立期間(処分があったことを知った日の翌日から起算して60日間)経過後に不服申立てがあった場合

(イ) 不服申立人の適格性を欠く場合

(ウ) 実施機関の補正命令に従わなかった場合

イ 不服申立てを容認する決定

所管課は、原処分について再検討を行い、その結果、不服申立てを容認し、全部を公開しようとするときは、次のとおり処理するものとする。ただし、当該公開決定等について第三者からの反対の意見書が提出されていない場合に限る。

(ア) 実施機関の決裁により原処分を変更し、公開決定をする。

(イ) 公開決定書の決裁は、情報公開窓口を所管する課の課長(総合政策課長)の合議を受けるものとする。

(ウ) 町政情報公開決定通知書の備考欄に「町政情報公開不服申立て容認による再決定」と記入する。

(エ) 町政情報公開決定通知書及び決定書を不服申立人へ送付するとともに、その写しを情報公開窓口に送付するものとする。

(7) 審査会への諮問

所管課は、当該不服申立てを却下する場合及び容認する場合を除き、遅滞なく、審査会に諮問する。

ア 諮問の方法

審査会に対する諮問については、町政情報公開審査諮問書(様式第5号)のほかに、次に掲げる書類を添付し、審査会の庶務を担当する課(総合政策課)に提出する。

(ア) 不服申立書及び添付書類の写し

(イ) 町政情報公開請求書の写し

(ウ) 当該不服申立てに係る町政情報非公開決定通知書又は町政情報部分公開決定通知書の写し

(エ) その他当該不服申立てについての審査を行う上で必要と認められる資料

イ 諮問した旨の通知(所管課)

所管課は、不服申立てについて、審査会に諮問したときは、次に掲げる者に対し、遅滞なく、町政情報公開審査諮問通知書(様式第6号)により、諮問した旨を通知する。ただし、緊急を要する場合には、電話等によることができるものとする。

(ア) 不服申立人及び参加人

(イ) 公開請求者

(ウ) 当該公開決定等について反対の意見書を提出した第三者

ウ 審査会に係る事務

審査会の庶務を担当する課(総合政策課)は、所管課と必要な協議及び調整を行い、速やかに、審査会に係る事務を行うものとする。

(8) 不服申立てに対する決定(所管課)

所管課は、審査会から答申を受けたときは、その答申を尊重して当該不服申立てに対する決定を行わなければならない。

決定手続は起案により行い、決定書の案に審査会からの答申を添付する。決裁は、それぞれの実施機関の事務専決規程等の定めるところによって行うが、情報公開窓口を所管する課の課長(総合政策課)の合議を受けるものとする。

※ 条例第17条の不服申立てについては、不服申立てをした日から3箇月を過ぎても不服申立てについての決定をしないときは、行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)第8条第2項第1号の規定により、不服申立人が裁判所に処分の取消しの訴えを提起することも考えられるので留意すること。

(9) 決定書の送付

所管課は、速やかに、次の者に決定書を送付するとともに、2部複写し、1部を所管課で保管し、残りの1部を情報公開窓口(総合政策課)へ送付するものとする。なお、決定書の送付は、後日の紛争を防止するために配達証明扱いの郵便によるものとする。

ア 不服申立人及び参加人

イ 公開請求者

ウ 当該公開決定等について反対の意見書を提出した第三者

(10) 第三者情報を公開する場合

ア 不服申立人が第三者である場合又は第三者が公開に反対の意思を表示した意見書を提出している場合において、当該第三者情報を公開することとなる決定をしたときは、第三者が当該決定に対し、行政不服審査法による不服申立て又は行政事件訴訟法による訴訟の提起ができるよう、当該決定の日と公開の日との間に2週間以上の期間を置く。ただし、迅速な公開の実施という条例本来の要請を勘案し、3週間以上は置かないものとする。

イ 当該第三者に対し、直ちに、町政情報公開決定第三者あて通知書により通知する。

ウ 町政情報公開決定第三者あて通知書の記入要領

(ア) 「理由」欄には、決定書に記載された理由を簡潔に記入する。

(イ) その他については、第4―4―(3)―イ―(ア)、(ウ)及び(エ)に準じて取り扱うものとする。

(11) 決定通知書の送付(所管課)

ア 不服申立てを容認して原処分を変更する場合

所管課は、不服申立てに対する決定により原処分を変更したときは、町政情報公開決定通知書、町政情報部分公開決定通知書又は町政情報非公開決定通知書の備考欄に「町政情報公開不服申立てに対する再決定」と記入した上で、当該通知書を決定書とともに公開請求者へ送付する。また、当該通知書の写しを情報公開窓口(総合政策課)へ送付するものとする。

イ 不服申立てを棄却する場合

不服申立てを棄却したときは、所管課は、決定書を不服申立人に送付するとともに、その写しを情報公開窓口(総合政策課)へ送付するものとする。

(12) 町政情報公開不服申立処理状況の把握(情報公開窓口、所管課)

所管課は、町政情報公開不服申立ての処理状況を町政情報公開不服申立処理状況調書(様式第4号)に記録しておくものとし、町政情報の不服申立て事務が完了した時点でその写しを情報公開窓口に送付する。

また、情報公開窓口は、送付された町政情報公開不服申立処理状況調書により、本町の情報公開不服申立て事務の処理状況を把握するものとする。

第4章 町政情報の任意的公開

第6 任意的公開に係る事務

1 任意的公開を行う場合

条例第15条及び附則第3項に規定する次の場合においては、町政情報の任意的公開を行うものとする。

(1) 条例第5条の公開請求権者以外の者から、町政情報の公開の申出があった場合

(2) 条例の適用日(平成17年10月1日)前に実施機関が作成し、又は取得した町政情報に対する公開の申出があった場合

※ 任意的公開に係る事務は、おおむね「第4 情報公開に係る事務」と同様である。

2 申出の受付に係る事務(情報公開窓口)

(1) 町政情報の特定に必要な事項の聴取

第4―1―(1)の「町政情報の特定に必要な事項の聴取」に準ずる。

(2) 任意的公開で対応すべき町政情報であることの確認

第4―1―(2)の「条例に基づく公開請求であることの確認」ア~ウにより確認し、第6―1―(1)又は(2)に該当することを確認する。

(3) 所管課の特定及び町政情報の特定

第4―1―(3)の「所管課の特定及び町政情報の特定」に準ずる。

(4) 申出書の記載内容の確認及び補正の指導

情報公開窓口は、町政情報の任意的公開を求める者(以下「申出者」という。)に対し、規則第7条に定める町政情報任意的公開申出書(様式第11号。以下「申出書」という。)の提出を求める。その他の取扱いは、第4―1―(4)の「公開請求書の記載内容の確認及び補正の指導」に準ずる。

(5) 申出書の受付

第4―1―(5)の「公開請求書の受付」に準ずる。

(6) 申出書を受け付けたときの対応

情報公開窓口は、申出書を受け付けたとき、申出書の写し1部((5)で作成した写し2部のうち申出者用控え)を申出者に渡し、次の事項について説明する。

ア 申出に対する回答までの期間について

当該申出に応ずるか否かを決定するまでの期間は、条例に基づく公開請求に準じて原則として15日以内とするが、やむを得ない理由によりこの期間を超える場合は、電話等により連絡すること。

イ 回答内容の通知について

第4―1―(6)―イの「決定内容の通知について」に準ずる。

ウ 費用負担について

第4―1―(6)―ウの「費用負担について」に準ずる。

エ 不服申立てに関する事項

公開しないこととした回答(一部を公開することとした回答を含む。)に対して不服があっても、不服申立てはできないものであること。

(7) 所管課への申出書の送付

第4―1―(7)の「所管課への公開請求書の送付」に準ずる。

3 申出に対する可否の決定に係る事務(所管課)

(1) 申出書の受理

第4―2―(1)の「公開請求書の受理」に準ずる。

(2) 申出に係る町政情報の検索

第4―2―(2)の「公開請求に係る町政情報の検索」に準ずる。

(3) 町政情報の内容の検討

第4―2―(3)の「町政情報の内容の検討」に準ずる。

(4) 内部調整

第4―2―(4)の「内部調整」に準ずる。

(5) 申出に対する公開決定等

第4―2―(5)の「公開請求に対する公開決定等」に準ずる。ただし、アの決定通知については、これに代えて規則第7条第2項に定める町政情報任意的公開回答書(様式第12号)を用いるものとし、申出に応ずるか否かの決定を延長する場合は、電話等により連絡するものとする。

(6) 公開等の回答内容の通知

前記(5)により決定した内容について、町政情報任意的公開回答書で申出者に通知するものとする。その他の取扱いは、第4―2―(6)の「公開決定等の内容の通知」に準ずる。

(7) 町政情報任意的公開回答書の記入要領

第4―2―(7)の「決定通知書、延長通知書及び特例適用通知書の記入要領」に準ずる。

(8) 公開までの準備等

第4―2―(8)の「公開までの準備等」に準ずる。

4 任意的公開の実施に係る事務(情報公開窓口、所管課)

(1) 申出者の確認

(2) 町政情報の公開の実施

(3) 費用の徴収

(1)から(3)まで第4―3「公開の実施に係る事務」に準ずる。

5 町政情報公開申出の処理状況の把握(情報公開窓口、所管課)

第4―5「町政情報公開請求の処理状況の把握」に準ずる。

附 則

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成18年6月26日訓令第10号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成18年4月1日から適用する。

附 則(平成20年3月24日訓令第6号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成22年2月22日訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年12月14日から適用する。

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小鹿野町情報公開事務処理要領

平成17年10月1日 訓令第9号

(平成22年2月22日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第4節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第9号
平成18年6月26日 訓令第10号
平成20年3月24日 訓令第6号
平成22年2月22日 訓令第2号