○小鹿野町文書取扱規程

平成17年10月1日

訓令第5号

目次

第1章 総則(第1条―第11条)

第2章 文書の収受、仕分け及び配付(第12条―第16条)

第3章 文書の処理(第17条―第27条)

第4章 文書の浄書及び発送(第28条―第32条)

第5章 文書の整理及び保管(第33条―第38条)

第6章 文書の保存及び廃棄(第39条―第48条)

第7章 電子メールの利用に関する特例(第49条―第53条)

第8章 補則(第54条―第58条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、本町における文書の取扱いに関し基本的な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 小鹿野町公文例規程(平成17年小鹿野町訓令第6号)第2条に規定する公文書(電磁的記録(電子的方法、磁気的方式又はその他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。)をいう。

(2) 完結文書 文書上の事務処理が完結した文書をいう。

(3) 文書の保管 当該会計年度又は当該暦年の事務処理に属する文書(以下「当年度文書」という。)を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室その他一定の場所に収納しておくことをいう。

(4) 文書の保存 完結文書を文書庫その他一定の場所に収納しておくことをいう。

(5) 移替え ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の上2段その他の保管用書架等に収納している当年度完結文書をキャビネットの下1段その他の保存用書架等に移すことをいう。

(6) 置換え キャビネットの下1段その他の保存用書架等に収納している文書を保存箱に入れて文書庫その他一定の場所に移すことをいう。

(7) 持ち出し 職員が、文書を庁舎又は文書庫その他の保存場所以外の場所へ持ち出すことをいう。

(8) 貸出し 主管課の職員以外の職員に文書を貸し出すことをいう。

(9) 課 小鹿野町課設置条例(平成17年小鹿野町条例第6号)に基づく課及び会計課をいう。

(10) 課長 小鹿野町行政組織規則(平成17年小鹿野町規則第4号)に基づく課、出先機関の長をいう。

(11) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(12) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与された文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、事務能率の向上に役立つように正確かつ迅速丁寧に取り扱い、常にその経過を明らかにしておかなければならない。

2 文書は、町政情報の公開に伴い、町民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

3 文書は、個人情報の保護に留意して適切に管理しておかなければならない。

(文書主管課長の職務)

第4条 文書主管課長は、各課における文書の取扱いに関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長等の職務)

第5条 課長は、常にその課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

2 主幹及び副主幹は、課長を補佐して文書事務の適正かつ円滑な処理の促進に努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱者)

第6条 課長の文書事務を補佐するため各課に文書取扱主任(以下「取扱主任」という。)及び文書取扱者(以下「取扱者」という。)各1人を置く。

2 取扱主任は、副主幹(副主幹を置いてない課及び課長が必要と認めるときは、課長が指定する職員)をもって充てる。ただし、副主幹を2人以上置いている課にあっては、課長が指定する副主幹とする。

3 取扱者は、職員のうちから課長が指定する。

4 課長は、取扱主任及び取扱者を指定し、又は異動等により新たに指定したときは、文書取扱主任等指定通知書(様式第1号)により速やかに文書主管課長に通知しなければならない。

(取扱主任及び取扱者の職務)

第7条 取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる文書取扱いに関する事務を行う。

(1) 文書処理の進行管理に関すること。

(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の保管、保存、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(5) その他文書の取扱いに関すること。

2 取扱者は、取扱主任を補助し、次に掲げる文書取扱いに関する事務を処理するとともに、取扱主任に事故があるときは、その職務を代理する。

(1) 文書の収受、発送及び回付並びに浄書及び印刷に関すること。

(2) 保管図書及び発行図書の目録の作成に関すること。

(3) ファイル基準表(様式第2号)及び保存文書引継番号表(様式第3号)の作成に関すること。

(4) その他文書の取扱いに関すること。

(文書取扱主任会議)

第8条 文書主管課長は、文書取扱いに関する事務の調整を図るため、必要に応じて文書取扱主任会議を招集することができる。

(電子文書取扱主任)

第9条 第6条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指定することができる。

2 電子文書取扱主任は、課の文書取扱者をもって充てる。

(文書の記号及び番号)

第10条 小鹿野町公文例規程第2条第4号に規定する令達文書のうち通達及び指令に係るもの、同条第5号に規定する争訟文書(裁決書及び決定書並びに訴状等の訴訟に関する書面を除く。)並びに同条第7号に規定する普通文書には、次により文書記号、文書番号及び発送(施行)年月日を付けなければならない。ただし、辞令、賞状又は簡易なものにあっては、これを省略することができる。

(1) 文書記号は、別表第1に定めるものとし、番号は、文書処理の年度ごとに改めるものとする。

(2) 通達に係るものにあっては通達を、指令に係るものにあっては指令を、文書記号の前に付すものとする。また、親展文書にあっては親を文書記号等の前に付すものとする。

(文書処理の年度)

第11条 文書処理に関する年度は、会計年度をもって行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものにあっては、この限りでない。

第2章 文書の収受、仕分け及び配付

(到着文書の処理)

第12条 郵便、使送等により文書主管課に到着した文書(電報及びファクシミリを含む。以下同じ。)は、次により取り扱うものとする。

(1) 町長及び町あての文書並びに課の明確でない文書はこれを開封し、その他の文書はこれを開封しないで、主管課に配付するものとする。なお、開封した封筒は添付しておくものとする。

(2) 親展文書は、開封しないで、名あて人に連絡し、引き渡すものとする。ただし、町長及び副町長あてのものは、秘書主管課長に配付するものとする。

(3) 書留、内容証明、配達証明、入札書及び見積書の表記のあるもの等(以下「特殊文書」という。)は開封しないで、特殊文書取扱簿(様式第4号)に記載し、主管課長に配付して受領印を徴する。ただし、課の不明な文書については、開封して処理することができる。

(4) 訴願、訴訟、審査請求書その他到達した日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、その文書の収受時刻を明記し、特殊文書取扱簿に記載し、直ちに主管課長に配付して受領印を徴する。なお、封筒のあるものはその封筒を添付しておくものとする。

(5) 陳情書は、陳情書受付簿(様式第5号)に記載し、秘書主管課長に配付して受領印を徴する。

(6) 主管課が明記されず、文書主管課で開封した文書で、現金、有価証券(以下「金券」という。)が添えてあるものは、金券収受簿(様式第6号)に記載して、主管課に配付し、課長又は名あて人の受領印を得て引き渡すものとする。

(7) 2以上の課に関係ある文書は、最も関係の深いと認められる課に配付するものとする。

2 主管課に直接到着した文書及び職員が出張等で受領した文書については、主管課長が第17条の規定により処理するものとする。

第13条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、文書主管課長又は主管課の文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った当該文書を、速やかに紙に出力すること。

第14条 文書主管課長は、前条第3号の規定により出力を行った当該文書を、当該文書に係る事務を所掌する主管課の文書取扱主任に配布する。

第15条 主管課の文書取扱主任は、前条の規定により配布を受け、又は第13条第3号の規定により出力を行った当該文書を、第12条の規定の例により、処理する。

(執務時間外に到着した文書の処理)

第16条 執務時間外、勤務を要しない日又は休日等に到着した文書は、当直勤務者が次に定めるところにより処理し、当直勤務を終了したときに文書主管課又は次の当直勤務者に引き継がなければならない。

(1) 訴願、訴訟、審査請求書その他到達した日時が権利の取得、変更又は喪失に関係ある文書は、当該文書(封筒の場合にあっては当該封筒)に適当なはり紙をして到達日時を記載し、押印すること。

(2) 特に急を要する文書で町長及び副町長あてのものは、秘書主管課長に、その他のものは主管課長に連絡し、その指示に従って処理するとともにその経過を当直日誌に記載すること。

(3) 前2号の文書及びその他の特殊文書は、当直日誌にその収受件数を記載し、次号の文書と区分して保管すること。

(4) 前各号以外の文書は、一括して保管しておくこと。

第3章 文書の処理

(課における文書の処理)

第17条 課長並びに取扱主任及び取扱者は、第12条第1項の規定により配付を受けた文書(以下「収受文書」という。)又は同条第2項の文書を受領したときは、直ちに次により処理しなければならない。

(1) 取扱者は、取扱主任の指示により開封した文書の左上部に収受日付印(様式第7号)を押して文書番号を記入の上、文書収受発送簿(様式第8号)に収受月日、文書番号、差出人(必要あるときは、その住所)及び件名を記載して、当該収受文書とともに課長に提出しなければならない。この場合において、収受文書のうち同一事件について同時に収受するものは文書収受発送簿に一括して記載することができる。ただし、次に掲げる事項については、文書収受発送簿への記載を省略することができる。

 単なる通知、案内状その他これらに類するもの

 新聞、雑誌その他これらに類するもの

 その他軽易な文書で処理経過を必要としないもの

(2) 課長は、前号の処理をした文書を提出されたときは、直ちにこれを査閲し、文書に押印した上で、小鹿野町事務決裁規程(平成17年小鹿野町訓令第4号。以下「決裁規程」という。)によって専決できるものを除き、上司に供覧し、その指示を受けた後、当該文書に係る事務の主管主査(主査を置かない課にあっては課長が指定する者。以下この条において同じ。)にその処理方針等を指示してこれを交付するものとする。

2 課長から前項第2号の指示をした文書を配付された主管主査は、担当職員にその処理方針及び必要な指示を与えてこれを交付するものとする。

3 担当職員は、主査から文書の交付を受けたときは、速やかにその事務処理を行わなければならない。

4 課長は、2以上の課に関連する文書については、速やかに関係課長に供覧し、又はその写しを送付しなければならない。

5 課の取扱主任は、収受文書が当該課に属さないものであると認めるときは、直ちに文書主管課にこれを返付しなければならない。

(金券の処理)

第18条 課長は、金券の引渡しを受けたときは、直ちに金券処理簿(様式第9号)に記載して処理しなければならない。

(起案)

第19条 起案は、起案用紙(様式第10号)を用いて行わなければならない。ただし、定例又は軽易なものの事案については、当該文書の余白に処理案を朱書きすることにより、起案に代えることができる。

(起案の要領)

第20条 起案に当たっては、次により作成しなければならない。

(1) 原則として1事案につき1起案とする。ただし、その起案の内容等が同一性のものである場合には「2案・3案」等の順により処理することができる。

(2) 起案文書は、表題を記し、本文、理由、経過及び参考事項の順に簡潔に記載すること。なお、内容が複雑なときは、できるだけ箇条書にすること。

(3) 準拠法規その他参考資料は、要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。

(4) 起案事項について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(5) 庁内文書の発信者名は、職名を用い、氏名、敬語、決まり文句等は省略すること。ただし、必要と認められるものは、職、氏名を記載することができる。

(6) 起案文書には、回議前に担当者が必ず保存年限を記入しなければならない。

2 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、課長その他の責任者が持ち回りし、回議又は合議を受けなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、封筒等に入れ、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

(条例、規則その他訓令等の起案)

第21条 条例、規則その他訓令等の制定及び改廃に関する文書は、主管課において原案の決裁を受けた後、小鹿野町法令審査委員会の審査を受けなければならない。

(決裁)

第22条 起案文書には、決裁規程の定める決裁区分により、次のように表示しなければならない。

(1) 町長の決裁を要するもの 町長決裁

(2) 副町長の専決事項に属するもの 副町長専決

(3) 課長の専決事項に属するもの 課長専決

(起案文書の回議)

第23条 起案文書は、主査、副主幹、主幹、課長、副町長、町長の順に回議し、決裁を受けなければならない。

(合議)

第24条 起案の内容が他の課の事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係のある他の課長に合議しなければならない。この場合において、当該合議者の不在のときは、合議欄に「後閲」と朱書きし、当該合議者の登庁後、直ちに後閲を受けるものとする。

2 合議を受けた者が合議事項に異議がある場合は、関係課長が協議して調整するものとし、なお、調整が整わないときは、意見を付しておかなければならない。

(合議の特例)

第25条 次の各号のいずれかに該当する文書は、文書主管課長に合議しなければならない。ただし、第1号及び第4号に掲げるものは財政主管課長、第6号に掲げるものは秘書主管課長を経るものとする。

(1) 議会に提出する案

(2) 法令、例規の解釈及び運用の方法に関する案

(3) 告示、公告、訓令、指示及び通達に関する案

(4) 契約、協定、覚書等に関する案

(5) 行政上及び民事上の訴訟に関する案

(6) 町長名をもって発する式辞、あいさつ文、表彰等に関する案

(7) その他特に異例、新例に属する案

(回議及び合議に当たっての注意事項)

第26条 起案文書の内容について、回議又は合議の段階で重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

2 起案文書の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき、又は廃案となったときは、課長は、合議済の関係課長にその旨を通知しなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第27条 決裁済文書には、その所定欄に担当者が決裁年月日を記入しなければならない。

第4章 文書の浄書及び発送

(文書の浄書)

第28条 発送文書の浄書は、原則として各課で行う。ただし、当該主管課長が必要と認めるときは、外注その他業務委託をすることができる。

2 前項の浄書が終わったときは、浄書者及び校合者は、当該決裁文書の所定欄又は余白に押印しなければならない。

(文書の発送)

第29条 発送する文書は、主管課において文書収受発送簿に記載し、公印押印等必要な処理をして発送しなければならない。

2 文書を発送したときは、当該決裁文書の所定欄又は余白に押印しなければならない。

3 郵便等により文書を発送するときは、各課において閉封し、切手を添付し、又は料金後納若しくは市内特別郵便の印を押して、規格及び数量を確認した上で、文書主管課に送付するものとする。なお、書留、速達、小包等特殊な取扱いを必要とする文書は、当該主管課において必要な表示をする。

4 郵便物の発送手続は、前項の処理が行われたものを文書主管課で取りまとめて行う。

5 前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合は、文書主管課で料金後納郵便差出簿に必要な事項を記入し、当該主管課が直接郵便局に持参し、差し出すものとする。

(1) 急を要する場合

(2) 同時に多量の文書を発送する場合

(3) 郵送すべき文書を所定の時間までに文書主管課に送付できなかった場合

(4) その他文書主管課長が指示する場合

(発信)

第30条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、主管課の文書取扱主任が送信するものとする。

(公印の使用)

第31条 発送する文書は、小鹿野町公印規程(平成17年小鹿野町訓令第7号)の定めるところにより公印を押印するものとする。ただし、軽易な文書にあっては、これを省略することができる。

(電子署名)

第32条 前条の規定にかかわらず、総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2 施行文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書に係る決定書を添えて文書取扱主任に提出し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3 文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を当該文書に係る決定書と照合審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

第5章 文書の整理及び保管

(文書保管の原則)

第33条 職員は、その所掌する事務に係るすべての文書について、ファイル基準表に基づき、常に整理及び保管し、紛失、盗難等に遭わないように留意し、特に重要なものにあっては、非常持ち出しができるようにしておかなければならない。

(ファイリングの原則)

第34条 文書は、ファイル基準表に従って整理し、キャビネットに収納して保管しなければならない。ただし、キャビネットに収納することが不適当なものは、それぞれに適した用具に収納して保管することができる。この場合、当該文書の名称、収納場所等を記載した所在確認カードを、キャビネットの所定の位置に置くものとする。

2 文書は、文書名等を表示したラベルを張った個別フォルダーに入れて収納しなければならない。ただし、個別フォルダーに収納することが不適当なものは、それぞれに適した用品を使用することができる。

3 当年度文書の保管及び前年度完結文書の保存は、各課が行う。

4 キャビネットは、原則として、上段及び中段に当年度文書を収納し、下段に前年度完結文書を収納するものとする。

(ファイル基準表)

第35条 課長は、文書を系統的に管理するため、年度ごとにファイル基準表を作成しなければならない。

2 ファイル基準表の作成は、年度当初に、前年度のファイル基準表を参考にして仮ファイル基準表を作成し、その年度末に当年度ファイル基準表として確定する方法による。

3 各課に共通する事務に関する文書は、別に定める共通ファイル基準表により分類し、保管するものとする。

4 前2項の規定により作成したファイル基準表は、翌年4月末日までに、3部作成し、その内2部を文書主管課長に提出しなければならない。

5 文書主管課長は、提出されたファイル基準表を審査の上、1部を保管し、1部を情報公開主管課長に送付するものとする。

(ファイリング・リーダー及びファイリング・サブリーダー)

第36条 ファイリング・システムの適正な維持管理を図るため、各課にファイリング・リーダー(以下「リーダー」という。)及びファイリング・サブリーダー(以下「サブリーダー」という。)各1人を置く。

2 リーダーは、課の文書取扱主任をもって充て、課長の補助として、次に掲げる業務を担当する。

(1) ファイル基準表の作成、文書の管理及び保管並びに保存文書の引継ぎに関する事務について、サブリーダーを指揮する。

(2) ファイリング・システムによる文書の取扱いの指導、改善等課内におけるシステムの運営を管理すること。

3 サブリーダーは、主査(主査を2人以上置いている課にあっては、課長が指定する主査とし、主査を置いていない課及び課長が必要と認めるときは、課長が指定する職員とする。)をもって充て、次に掲げる業務を担当する。

(1) 前項第1号に規定する事務の処理に当たり、各担当者の実務指導を行うこと。

(2) リーダーの補助者として、ファイリング・システムの運営を管理すること。

4 課長は、リーダー及びサブリーダーを指定し、又は異動等により新たに指定したときは、文書取扱主任等指定通知書(様式第1号)により速やかに文書主管課長に通知しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第37条 課長は、毎年度末日までに、前年度完結文書のうち、保存すべきもの(1年保存のものを除く。)を文書主管課長に引き継がなければならない。

2 前項の引継ぎは、次に掲げる手順により行うものとする。

(1) 個別フォルダーごとに保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に所定の文書箱(以下「保存箱」という。)に収納する。ただし、保存箱に収納することができない文書は、それに適した用品等に収納する。

(2) 1つの個別フォルダーに保管する文書で、保存年限が異なるものがある場合は、そのうち最も長期のものを保存年限として区分する。

(3) 年度又は年を超えて処理した文書は、その事案が完結した年度又は年の文書として区分する。

(4) 保存年限ごとに区分した保存箱に収納し、ファイル基準表に収納した保存箱番号を明示する。

(5) 保存文書引継番号表を作成する。

(文書の移替え)

第38条 課長は、毎年度末において、前条の文書の引継ぎ終了後、速やかに当該年度の文書をキャビネットの前年度用引出しその他の保存用書架等に移し替えなければならない。

第6章 文書の保存及び廃棄

(文書の保存)

第39条 完結文書は、保存しなければならない。

2 第37条第1項の規定により引継ぎをされた保存文書の管理は、文書主管課長が行う。

3 課長は、引継ぎをすべき保存文書を引き続き当該課長の管理において保存しようとするときは、文書主管課長の承認を得なければならない。

(保存年限の種別)

第40条 文書の保存年限の種別は、次の5種とする。

(1) 第1種 11年以上保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 3年保存

(5) 第5種 1年保存

(保存年限の設定)

第41条 課長は、一つの文書それぞれについて、法令等の定め、文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮し、別表第2に定める区分に従い、保存年限を決定しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書については、それぞれ法令の定める保存期間又は時効期間を保存年限とする。

3 前2項の規定により決定した保存年限は、ファイル基準表の保存年限欄に記載しなければならない。

(保存年限の計算)

第42条 保存年限の計算は、文書の処理が完結した日の属する年度の翌年度から起算する。

(文書の保存方法)

第43条 文書主管課長は、引き継いだ保存文書を、保存期間、起算開始年度別に整理し、整理番号を付して保存しなければならない。

2 前項の整理番号は、ファイル基準表に記載するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず役場庁舎以外の施設の保存文書で、文書主管課長が認めたものは、当該施設等で保管することができる。

(保存文書庫)

第44条 保存文書は、保存文書庫又は文書主管課長が別に定める書庫等(以下「書庫」という。)に保存する。ただし、前条第3項の規定により文書主管課長が認めたものは、当該施設の書庫等に保存するものとする。

2 前項の書庫は、文書主管課長が管理する。

(保存文書の閲覧又は持ち出し)

第45条 保存文書の閲覧又は持ち出しをしようとする場合は、保存文書閲覧・持出票(様式第12号)に必要な事項を記載して文書主管課長の承認を得なければならない。

2 保存文書の持出期間は、原則として、7日以内とする。

3 前項の規定にかかわらず、保存文書を長期にわたり持ち出す必要があるときは、当該主管課長は、保存文書長期持出票(様式第13号)に必要事項を記載して文書主管課長の承認を得なければならない。

(保存文書の廃棄)

第46条 文書主管課長は、毎年4月末日までに保存期間を経過した保存文書を当該文書の主管課長に照会の上、廃棄するものとする。

2 課長は、毎年4月末日までに、課において保存する保存文書のうち保存期間を経過した廃棄すべき文書を、引継ぎをすべき保存文書と区分して、文書主管課長に引き渡すものとする。

3 保存文書の廃棄は、裁断、消去その他適切な方法によるものとし、秘密の保持、悪用の防止に特段の注意を払わなければならない。

4 廃棄を決定した文書で、事務執行上の参考とし、又は歴史資料として残すべきものと、課長において判断されるときは、文書主管課長の承認を得て、資料として保管することができる。ただし、秘密の保持又は悪用の防止の上から、資料として保管することに疑義があるものについては、この限りでない。

(継続保存)

第47条 課長は、前条第1項の照会により当該文書について、なお、保存する必要があると判断するときは、新たに保存期間を定め、引き続き保存するよう文書主管課長に通知するものとする。

2 文書主管課長は、前項の通知を受けたときは、当該文書を引き続き保存するものとする。

(11年以上保存文書の見直し)

第48条 文書主管課長及び当該文書の主管課長は、第40条に規定する11年以上保存の文書について、当該文書の保存年限の起算日から10年ごとに、引き続き保存をすることの適否を見直し、適切な措置を講ずるものとする。

第7章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第49条 文書管理に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、情報システム主管課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象文書)

第50条 前条の規定により電子メールを利用することができる施行文書は、第31条の規定により公印の押印を省略できる文書とする。

(対象機関等)

第51条 前条の施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(施行)

第52条 電子メールを利用する施行文書は、情報システム主管課長が別に定める方法により送信しなければならない。

2 電子メールを利用する施行文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(収受)

第53条 文書取扱主任は、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち文書取扱主任が公文書と特定したものを速やかに紙に出力するものとする。

2 文書取扱主任は、前項の規定により出力した文書を収受の規定の例により処理するものとする。

第8章 補則

(文書の庁外持ち出し禁止)

第54条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、特にやむを得ない理由により当該文書の主管課長の許可を得たときは、この限りでない。

(保管文書の持ち出し)

第55条 前条ただし書の許可を得て、保管文書を庁外に持ち出すときは、貸出カードに「持ち出し」を朱書きし、かつ、文書名等必要な事項を記載して、当該文書が収納されている個別フォルダー又は個別フォルダーが属する第2ガイドの直近に入れておかなければならない。

(保管文書の貸出し)

第56条 他課の保管文書を閲覧しようとするとき、又は庁内の他の場所へ借用しようとするときは、当該文書の主管課長に申し出て、その承認を得なければならない。この場合の取扱いは、前条の例によるものとする。

(庶務事務システムの利用)

第57条 小鹿野町庶務事務システムを用いて行われた手続、その他の行為は、この訓令に規定する手続、その他の行為によりなされたものとみなす。

(その他)

第58条 この訓令に定めるもののほか、文書取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の小鹿野町文書取扱規程(平成11年小鹿野町訓令第4号)若しくは両神村文書規程(昭和54年両神村規程第7号)又は解散前の西秩父衛生組合文書取扱規程(平成11年西秩父衛生組合規程第4号)の規定によりなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされた手続その他の行為とみなす。

附 則(平成18年3月27日訓令第1号)

この規程は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年12月18日訓令第19号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月23日訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月24日訓令第6号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月26日訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月19日訓令第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成25年4月1日訓令第6号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月24日訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行前にされた行政庁の処分、その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(平成30年3月30日訓令第11号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第10条関係)

課の文書記号

課名

文書記号

総務課

小鹿総

総合政策課

小鹿総政

税務課

小鹿税

住民課

小鹿住

衛生課

小鹿衛

福祉課

小鹿福

保健課

小鹿保

おもてなし課

小鹿お

産業振興課

小鹿産

建設課

小鹿建

会計課

小鹿会

小鹿野保育所

小鹿小保

両神保育所

小鹿両保

町立小鹿野中央病院

小鹿病

別表第2(第41条関係)

保存年限表

保存年限

文書名

11年以上保存

次に掲げる文書で、かつ、主要なものは、11年以上保存とする。

(1) 条例、規則その他例規に関する文書

(2) 官公庁からの指令等の重要な文書

(3) 不服申立て及び訴訟に関する文書

(4) 町議会の議案原議、会議録、議決書その他町議会に関する文書

(5) 主要な事業計画及びその実施に関する文書

(6) 特殊な処理又は事務の創始、改廃に関する文書

(7) 行政区域に関する文書

(8) 機関の設置、廃止に関する文書

(9) 職員及び委員等の履歴、任免、賞罰等に関する重要な文書

(10) 表彰に関する重要な文書

(11) 町長、副町長及び会計管理者に係る事務引継ぎに関する文書

(12) 許可、認可又は契約に関する重要な文書

(13) 予算、決算及び出納に関する文書

(14) 町有財産並びに公の施設の設置及び管理処分に関する文書

(15) 町債及び借入金に関する重要な文書

(16) 町史及びその編さん上必要と認められる文書

(17) 原簿、台帳等で重要な文書

(18) その他11年以上保存の必要があると認められる文書

10年保存

次に掲げるものは、10年保存とする。

(1) 予算、決算及び出納に関する帳票並びに証拠文書

(2) 陳情、請願等に関する文書

(3) 租税、公課に関する文書

(4) 工事又は物品等の契約に関する文書

(5) その他10年保存の必要があると認められる文書

5年保存

次に掲げる文書で、かつ、主要なものは、5年保存とする。

(1) 調査、統計、報告、申請及び証明等で重要な文書

(2) 予算の執行に関する文書

(3) その他5年保存の必要があると認められる文書

3年保存

次に掲げる文書で、かつ、主要なものは、3年保存とする。

(1) 照会、回答その他の往復文書

(2) 文書の収受、発送に関する文書

(3) その他3年保存の必要があると認められる文書

1年保存

次に掲げる文書は、1年保存とする。

(1) 文書の軽易な往復文書、願、届出及びその収受、発送に関する文書

(2) 軽易な文書で、処理経過の確認が必要ないもの

(3) その他1年保存の必要があると認められる文書

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様式第11号 削除

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小鹿野町文書取扱規程

平成17年10月1日 訓令第5号

(平成30年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 町長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成17年10月1日 訓令第5号
平成18年3月27日 訓令第1号
平成18年12月18日 訓令第19号
平成19年3月23日 訓令第10号
平成20年3月24日 訓令第6号
平成21年3月26日 訓令第3号
平成22年3月19日 訓令第5号
平成25年4月1日 訓令第6号
平成26年3月24日 訓令第1号
平成28年3月25日 訓令第6号
平成30年3月30日 訓令第11号